Tổ chức hội nghị là hoạt động không thể thiếu của bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào. Một buổi hội nghị diễn ra thành công hay không còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố và phải làm sao tiết kiệm được công sức, tiền bạc mà vẫn đem lại kết quả tốt đẹp. Trong bài viết này, chúng tôi xin gửi đến bạn 5 mẹo để lựa chọn một trung tâm hội nghị lý tưởng, cùng theo dõi nhé.
Vị trí thuận tiện
Trung tâm hội nghị nên có vị trí thuận tiện với khách hàng
Vị trí thuận tiện sẽ gây được ấn tượng đầu tốt đẹp đến với khách hàng tham dự hội nghị. Tính chất hội nghị càng quan trọng càng cần chú ý đến địa điểm tổ chức để thể hiện được sự chuyên nghiệp. Nên ưu tiên lựa chọn sảnh hội nghị nằm gần trung tâm thành phố và đặc biệt ở những tuyến đường mà xe ô tô dễ dàng lưu thông để buổi tiệc diễn ra kịp lúc và trọn vẹn.
Trung tâm Riverside Palace là một trong những địa điểm tổ chức hội nghị có bãi đậu xe rộng rãi, thoáng mát.
Sảnh tiệc phù hợp
Lựa chọn sảnh tiệc phù hợp với quy mô của hội nghị
Bạn cần lựa chọn sảnh tiệc có diện tích sao cho phù hợp nhất với quy mô tổ chức mà công ty hoặc doanh nghiệp đề ra. Phòng quá to sẽ làm phân tán sự chú ý của khách hàng hay phòng quá nhỏ sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của người tổ chức. Vì vậy, không gian tổ chức hội nghị lý tưởng thay vì đòi hỏi sự rộng rãi thì quan trọng hơn là đáp ứng được yêu cầu tinh tế, sang trọng và đẳng cấp.
Không gian sảnh tiệc không chỉ đơn giản để hội họp mà còn là nơi để chủ nhân sự kiện khẳng định cá tính, dấu ấn riêng. Đó là lý do chúng ta cần lựa chọn một trung tâm có phong cách phù hợp với tính chất của buổi họp. Sự chỉn chu trong từng khâu bày trí sảnh tiệc sẽ tạo cho khách hàng cảm giác được chào đón và tôn trọng.
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp
Xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp được xem là lực lượng nòng cốt của buổi tiệc. Họ sẽ là người thay mặt cho doanh nghiệp để chăm sóc các vị khách, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị cho sự kiện. Do đó, cần lựa chọn kỹ lưỡng một đội ngũ nhân viên có tâm huyết để khách hàng được trải nghiệm dịch vụ chăm sóc tốt nhất cũng như hội nghị diễn ra thành công, tốt đẹp.
Cơ sở vật chất hiện đại
Cơ sở vật chất hiện đại là yếu tố không thể thiếu của hội nghị
Cơ sở vật chất là yếu tố vô cùng quan trọng góp phần làm nên thành công cho buổi hội nghị. Những hội nghị quy mô nhỏ thường không đòi hỏi quá nhiều về trang thiết bị nên sẽ không gặp nhiều trở ngại trong việc tìm một trung tâm tổ chức phù hợp. Tuy nhiên, đối với những hội nghị quy mô lớn, sự chuẩn bị về cơ sở vật chất là rất cần thiết và cần phải làm cẩn thận, chắc chắn. Các thiết bị cần có trong một sảnh hội nghị bao gồm: mic, máy chiếu, dàn âm thanh, đèn led,…và một số thiết bị khác được trang bị theo yêu cầu chủ sự kiện.
Khi lựa chọn sảnh tiệc, bạn cũng cần lưu ý đến yếu tố ánh sáng. Ngoài việc có thể chiếu sáng đủ cả căn phòng, hệ thống ánh sáng cũng phải linh hoạt chuyển đổi, sẵn sàng phục vụ cho những phần thuyết trình, biểu diễn. Vị trí sân khấu cần nhiều đèn nhất để làm nổi bật các phần thể hiện của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, một dàn âm thanh chất lượng là phương tiện giúp khách hàng dễ dàng tiếp nhận thông tin và truyền tải cảm xúc, thông điệp của bữa tiệc đến khách hàng.
Uy tín
Bất kỳ hoạt động, sự kiện nào cũng phải được tổ chức tại một trung tâm uy tín và có trách nhiệm. Không ai muốn buổi hội nghị diễn ra thiếu chuyên nghiệp vì những sai sót không đáng có từ đơn vị tổ chức. Vì thế, khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn cần tham khảo trực tiếp hoặc xem đánh giá, phản hồi từ những khách hàng trước.
Và đó là 5 mẹo để lựa chọn một trung tâm hội nghị lý tưởng tphcm, chúng tôi hy vọng bạn có được một chút kiến thức bổ ích. Đừng vội chốt địa điểm tổ chức hội nghị, hãy xem xét kỹ 5 mẹo này để có một quyết định đúng đắn nhất bạn nhé!