Hiện nay, nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo của các doanh nghiệp ngày càng tăng cao, do mong muốn khẳng định vị thế, tạo lòng tin, sự yêu mến từ đồng nghiệp, khách hàng cũng như đáp ứng nhu cầu hợp tác nội bộ giữa các doanh nghiệp. Vì thế, việc chọn lựa ra một nhà hàng đạt tiêu chuẩn thích hợp trở thành vấn đề cần thiết mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến. Bài viết sau đây sẽ đưa ra 5 lưu ý quan trọng khi bắt đầu tổ chức trung tâm hội nghị dành cho các doanh nghiệp tham khảo.
Trung tâm hội nghị cần đáp ứng những tiêu chuẩn gì?
Một trung tâm xứng tầm thương hiệu phải đáp ứng các tiêu chuẩn về cơ sở vật chất, chất lượng món ăn, các trang thiết bị tiên tiến, không gian hội nghị. Trên hết phải đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, tiếp đến là khuôn viên hoạt động luôn sạch sẽ, rộng rãi, thông thoáng, thuận tiện di chuyển.
Không gian hội nghị đạt chuẩn tại Riverside
Trang thiết bị kỹ thuật phải giảm thiểu được tần suất gặp sự cố trục trặc, tránh làm chậm trễ buổi họp, cũng như gặp khó khăn cho doanh nghiệp khi thuyết trình. Phải kể đến vị trí nhà hàng nên nằm ở khúc giao trung tâm các quận trong thành phố, không quá xa, để dễ dàng tìm thấy, giúp giao thông thuận lợi hơn cho khách mời.
4 lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi bắt đầu tổ chức trung tâm hội nghị
Những lưu ý xung quanh vấn đề thời điểm và địa điểm
Thời điểm thích hợp để bắt đầu lựa chọn nơi tổ chức là trước đó từ 4 – 6 tháng. Việc chọn địa điểm là yếu tố tiên quyết để bắt đầu tiến hành kế hoạch bày trí thiết kế. Địa điểm được chọn lựa phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản mà doanh nghiệp đề ra, tìm được địa điểm từ sớm doanh nghiệp sẽ có thời gian dư dả để tiến hành các công đoạn như: in ấn thiệp mời, công bố sự kiện, dán poster,…
Đồng thời doanh nghiệp còn phải xác định rõ các vấn đề về chi phí, ngân sách, quy mô sự kiện, không gian, phong cách và chủ đề hội nghị. Từ đó đảm bảo xây dựng một buổi hội nghị hoàn hảo.
Riverside Palace nằm ở vị trí trung tâm thành phố
Các vấn đề về thời tiết
Chắc chắn rằng doanh nghiệp luôn lường trước về vấn đề thời tiết diễn biến xấu đột ngột. Để dự phòng hãy xem dự báo thời tiết trước ngày diễn ra sự kiện và chuẩn bị những phương án đối phó như ô dù, bãi giữ xe dưới hầm,… Thời tiết xấu có thể gây chậm trễ tiến độ diễn ra hội nghị, khách mời đến trễ, ướt mưa, các vấn đề về âm thanh,…
Quy mô và những dịch vụ đi kèm phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp
Chú trọng vào quy mô sự kiện, hội nghị có quy mô lớn cần một khán phòng lớn, loa có sức vang to, cũng như màn hình chiếu rộng tầm nhìn. Bên cạnh đó, sân khấu phải khang trang, tạo cảm giác rộng rãi, thoải mái. Các dịch vụ về đồ ăn, thức uống, cơ sở vật chất cũng phải được đáp ứng đúng tiêu chuẩn.
Cách thiết kế và sắp xếp bố cục của hội nghị
Đảm bảo tính thuận tiện, dễ dàng di chuyển ra vào, không gian thoáng đãng, nắm rõ sơ đồ vị trí. Tránh các trường hợp va đổ hoặc thất lạc đạo cụ, trang thiết bị. Chuẩn bị tốt điều này giúp doanh nghiệp đơn giản hóa những rắc rối, khi chẳng may gặp trục trặc trong vấn đề kỹ thuật làm chậm trễ tiến độ.
Thiết kế trung tâm hội nghị mang tính khang trang rộng rãi của Riverside Palace
Địa điểm tổ chức hội nghị uy tín tại TPHCM – Riverside Palace
Riverside Palace với mục tiêu mang đến cho doanh nghiệp sự hoàn mỹ toàn diện, đạt tiêu chuẩn vận hành, thúc đẩy sự thành công phát triển. Đáp ứng toàn bộ các yếu tố quan trọng cần thiết để tổ chức một buổi hội nghị đạt tiêu chuẩn. Đây cũng là nơi uy tín, xứng tầm thương hiệu, nơi doanh nghiệp có thể bộc lộ phong thái chuyên nghiệp đối với khách hàng, là nơi đáng để các nhà kinh doanh tham khảo đầu tư.
Tổng kết
Đọc xong bài viết này, mong rằng việc tổ chức hội nghị đã không còn quá khó khăn đối với doanh nghiệp nữa. Chúc tất cả doanh nghiệp luôn thành đạt, vững vàng trên vị thế và uy tín mà mình đã xây dựng.