Ngày nay, việc tổ chức các hội thảo, hội nghị đã trở nên rất phổ biến ở các doanh nghiệp nhằm tạo mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, đối tác và phát triển doanh nghiệp lên một tầm cao mới. Để đạt được những mục tiêu đó thì doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ càng, chuyên nghiệp và chu đáo để buổi hội nghị diễn ra thành công và tốt đẹp.
Các bước quan trọng góp phần làm nên buổi hội nghị thành công
Xác định chủ đề và nội dung buổi hội nghị
Đây là một bước rất quan trọng được xem là bước đầu dẫn đến kết quả thành công của cuộc hội nghị. Hãy xác định chủ đề cụ thể để cuộc hội nghị được diễn ra đúng với mục tiêu doanh nghiệp muốn hướng tới. Sau khi đã xác định chính xác chủ đề, công việc tiếp theo đó là soạn ra những nội dung chi tiết cho hội nghị.
Thống kê ngân sách tổ chức sự kiện
Cần phải thống kê những khoản phí cần chi để phân chia hợp lý và tránh hao hụt ngân sách. Bên cạnh đó cũng có một số chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức nên cần một khoản để dành từ ngân sách để chi tiêu cho khoản này.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Không gian tổ chức sự kiện chính là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của buổi hội nghị. Vậy nên hãy chọn một trung tâm hội nghị lý tưởng, chuyên nghiệp bao gồm các chi tiết như vị trí thuận lợi, không gian sang trọng, đẳng cấp và đủ diện tích phù hợp với quy mô tổ chức sự kiện,… Bên cạnh đó cũng nên chú ý đến trang thiết bị, hệ thống âm thanh, ánh sáng,… của địa điểm tổ chức.
Xây dựng kịch bản tổ chức
Để buổi hội nghị diễn ra suôn sẻ thì thứ nhất định phải có đó là một bản kịch bản chi tiết, rõ ràng. Điều này giúp bạn có thể kiểm soát tiến độ của sự kiện đồng thời có thể dự đoán trước được những rủi ro hay những vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức để dễ dàng nắm bắt và xử lý. Thảo luận và làm việc với các MC hay diễn giả để đảm bảo mọi thứ sẽ được thực hiện theo kế hoạch.
Các kiểu bố trí không gian hội nghị hiện đại và chuyên nghiệp
Sắp xếp kiểu hình chữ U
Cách sắp xếp này phù hợp với những trung tâm hội nghị có quy mô nhỏ từ 20-25 người. Bàn ghế được xếp theo hình chữ U với khoảng trống ở giữa. Ưu điểm của cách sắp xếp này đó là tạo nên không gian gần gũi, dễ dàng tương tác với người tham gia. Tuy nhiên, hình thức này lại không phù hợp với số lượng người tham gia lớn hơn vì khi các phần chữ “U” trở nên quá dài công việc truyền tải nội dung đến mọi người sẽ bị hạn chế nhất định.
Sắp xếp bàn ghế hình chữ U
Sắp xếp kiểu bàn tròn
Bố trí kiểu bàn tròn phù hợp với những hội nghị ăn uống, mỗi bàn tối đa 10 người. Sắp xếp kiểu bàn tròn giúp những người tham gia cùng bàn dễ dàng tương tác qua lại. Nhưng cách sắp xếp này cần đòi hỏi một diện tích rộng nếu số người tham gia quá lớn. Để đảm bảo được điều này, bạn phải dự tính số lượng người tham gia và nghiên cứu, tìm hiểu kỹ càng các trung tâm tổ chức hội nghị.
Sắp xếp kiểu bàn tiệc
Sắp xếp kiểu lớp học
Kiểu sắp xếp này thường được sử dụng trong các sự kiện cần phải ghi chép hoặc sử dụng máy tính xách tay để người tham gia có thể ngồi với tư thế thoải mái nhất trong một thời gian dài. Bàn ghế được đặt phía dưới hướng về sân khấu và trải dài về sau khán phòng. Với cách bố trí này cần phải có một không gian rộng để người tham gia có thể dễ dàng giao lưu với diễn giải và người thuyết trình có thể nhìn xuống bao quát bên dưới. Nhưng nếu không sắp xếp khéo thì người phía trước có thể che khuất tầm nhìn của người phía sau.
Bố trí hội nghị theo kiểu lớp học
Sắp xếp kiểu Conference
Đây là kiểu sắp xếp phù hợp cho các cuộc hội nghị lớn như họp cổ đông, họp hội nghị cấp cao,… nhằm tạo nên một không gian làm việc chuyên nghiệp, nghiêm túc. Tất cả người tham gia đều có thể nhìn thấy nhau và dễ dàng tương tác trực tiếp. Cách bố trí này được thực hiện tương đối đơn giản nhưng vẫn có thể đảm bảo hiệu quả cuộc họp một cách tốt nhất.
Sắp xếp kiểu phòng họp, hội nghị
Tổng kết
Bài viết trên đã gợi ý cho bạn những cách bố trí trung tâm hội nghị theo phong cách hiện đại, chuyên nghiệp để giúp bạn đưa ra những phương án tốt nhất cho sự kiện sắp diễn ra của mình. Mong các bạn có thể lựa chọn cách bài trí phù hợp để hội nghị được diễn ra tốt đẹp và hiệu quả nhất.