Các sự kiện, hội thảo, hội nghị thường niên hay những bữa tiệc cuối năm hiện nay được tổ chức với nhiều hình thức và quy mô lớn nhỏ khác nhau. Ngoài việc chuẩn bị kịch bản và thời gian cho sự kiện thì việc lựa chọn một địa điểm họp phù hợp là điều vô cùng quan trọng để một buổi hội nghị diễn ra thành công tốt đẹp. Công việc này đòi hỏi bạn phải nghiên cứu kỹ lưỡng về các trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM và phải bỏ ra khá nhiều thời gian. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ gợi ý những tiêu chí cần thiết để lựa chọn được một sản hội họp phù hợp cho buổi hội nghị, hội thảo.
Lựa chọn nơi tổ chức hội nghị cần có một số tiêu chí nhất định
Tính chất, quy mô của buổi hội nghị, hội thảo
Tính chất
Đầu tiên, tiêu chí mà bạn cần phải lưu tâm đó chính là tính chất của buổi hội nghị, hội thảo sắp sửa diễn ra. Sẽ có những loại sự kiện, hội thảo, hội nghị với nhiều mục đích, đối tượng khác nhau vì thế mà địa điểm cũng sẽ phải tối ưu để phù hợp cho những sự kiện đó.
Đối với các hội nghị, hội thảo sẽ có những loại hình như hội nghị tổng kết, hội thảo chuyên ngành, hội nghị hợp tác xúc tiến thương mại,… Bạn nên cân nhắc thuê những địa điểm tổ chức có quy mô vừa và lớn, có được sự riêng tư, trang trọng nhất định.
Hội nghị nên được tổ chức ở nơi kín đáo, riêng tư
Quy mô
Đối với quy mô của buổi hội nghị, bạn cần phải xác định được số lượng các khách mời sẽ đến để đảm bảo chất lượng cho hội nghị, hội thảo. Việc ước tính được quy mô của sự kiện sẽ giúp bạn có được sự phù hợp cho địa điểm tổ chức hội nghị, tránh tình trạng chật chội hoặc bị loãng vì hội trường, sảnh sự kiện quá to hoặc quá nhỏ.
Ước tính số lượng khách mời để lựa chọn không gian phù hợp cho buổi hội nghị
Các dịch vụ và tiện ích của đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức
Dịch vụ trang trí
Việc chọn và sử dụng địa điểm của các trung tâm tổ chức hội nghị có các dịch vụ trọn gói từ trang trí sảnh sự kiện theo yêu cầu được các đội ngũ có chuyên môn thực hiện sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức trong việc trang hoàng cho buổi hội nghị. Từ đó bạn sẽ có thêm thời gian để chuẩn bị những phần trọng yếu khác như soạn kịch bản, chạy chương trình,…
Hệ thống âm thanh, ánh sáng
Hãy lựa chọn những nơi có thể cung cấp cho bạn những trang thiết bị chuyên dụng phục vụ cho buổi hội nghị có quy mô vừa và lớn như hệ thống âm thanh ánh sáng, màn hình, máy chiếu, dàn đèn LED,… đây là những thiết bị quan trọng để phục vụ cho các buổi hội nghị, hội thảo, nhất là những hội nghị chuyên về học thuật và kiến thức.
Dịch vụ trang trí cùng hệ thống âm thanh ánh sáng cho buổi hội nghị là tiêu chí quan trọng
Các tiêu chí khác
Ngoài những tiêu chí đã nêu, còn một vài điều khác mà bạn nên cần lưu ý để buổi hội nghị được diễn ra trơn tru, mượt mà hơn như:
- Địa điểm tổ chức sẽ thuận tiện cho việc đi lại, ưu tiên chọn những nơi tại trung tâm thành phố.
- Bãi đỗ xe của nơi tổ chức nên có một diện tích đủ rộng để phù hợp với quy mô cũng như số lượng khách mời.
- Ngân sách cũng là tiêu chí bạn cần suy nghĩ, một địa điểm vừa phù hợp vừa tiết kiệm được về mặt chi phí là lựa chọn nên được ưu tiên hàng đầu.
- Ở những hội nghị chiêu đãi thức ăn hãy ưu tiên chọn những trung tâm tổ chức hội nghị uy tín và có đa dạng thực đơn bài bản và phù hợp.
Địa điểm, bãi đỗ xe, thực đơn… là những tiêu chí khác bạn nên cân nhắc khi lựa chọn Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM
Lời kết
Việc xem xét những tiêu chí để chọn được một trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM phù hợp là điều quan trọng. Qua những thông tin đã đề cập ở trên, hy vọng sẽ giúp bạn có thêm những tiêu chuẩn về những tiêu chí cơ bản để lựa chọn được địa điểm phù hợp để tổ chức hội nghị, hội thảo của bạn cũng là góp phần để sự kiện diễn ra thành công, tốt đẹp hơn.