Tại các thành phố lớn như TPHCM, văn hóa kinh doanh phát triển đồng thời với kinh tế. Do đó, hội nghị khách hàng là một phần không thể thiếu. Bài viết này sẽ cho bạn biết như thế nào là một trung tâm hội nghị khách hàng lý tưởng và cách chọn trung tâm tổ chức hội nghị ở TPHCM để đảm bảo cho những cuộc thương thảo thành công.
Tổ chức hội nghị
Thế nào là một trung tâm hội nghị lý tưởng ?
Địa điểm hợp lý
Về vị trí địa lý, mỗi khi tổ chức hội nghị bạn nên tìm hiểu về các đối tượng tham gia hội nghị, họ là những ai, ở đâu, có số lượng bao nhiêu,… Từ đó, lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị sao cho thuận tiện cho khách hàng, điều này sẽ làm cho họ cảm thấy thoải mái mà vui lòng hợp tác.
Trung tâm thành phố lớn là vị trí bạn nên ưu tiên nếu muốn tổ chức một buổi thương thảo hội nghị với các đối tác ở khắp nơi trên toàn quốc. Tại các thành phố lớn, cơ sở hạ tầng và đường sá ở đó rất phát triển, cho nên việc tìm kiếm vị trí nơi diễn ra hội nghị và quá trình di chuyển sẽ diễn ra vô cùng thuận lợi. Riêng đối với các đối tác nước ngoài, vị trí gần các sân bay quốc tế là nơi mà các bạn nên cân nhắc, khách hàng sẽ không phải di chuyển quá xa sau khi thực hiện một hành trình dài trên máy bay.
Ngoài ra, tùy thuộc vào số lượng khách mời mà phải chọn trung tâm tổ chức hội nghị theo đúng quy mô. Do đó, các trung tâm đáp ứng đầy đủ các quy mô từ lớn đến nhỏ sẽ là những sự lựa chọn lý tưởng.
Tham khảo: Những nét ấn tượng tạo nên sự khác biệt của trung tâm hội nghị Gala Center
Trung tâm hội nghị lý trưởng Gala Center
Cơ sở vật chất, trang thiết bị đầy đủ
Đây là yếu tố quan trọng nhất của một buổi hội nghị, chất lượng của buổi hội nghị sẽ phản ánh sự chuyên nghiệp và năng lực của công ty trong mắt các đối tác, khách hàng. Chính vì thế, trung tâm tổ chức hội nghị cần đảm bảo đầy đủ về cơ sở vật chất và trang thiết bị để đáp ứng cho một buổi hội nghị chuyên nghiệp.
Cơ sở vật chất đầy đủ
Hiện nay, các trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM đều có khả năng đáp ứng đầy đủ các thiết bị như: máy chiếu, loa, màn hình,… và các trang thiết bị hiện đại khác, đảm bảo cho buổi hội nghị diễn ra suôn sẻ, trọn vẹn.
Hệ thống nhân sự có kinh nghiệm
Nhân sự là yếu tố làm nên mọi thành công. Chính vì vậy, các trung tâm tổ chức hội nghị cần phải có hệ thống nhân viên có kinh nghiệm và nghiệp vụ tốt. Các buổi hội nghị là hoạt động quan trọng của doanh nghiệp, cho nên, nhân viên phục vụ tại đày cần có tác phong và thái độ nghiêm túc.
Nhân sự chuyên nghiệp
Để kiểm tra điều này, các doanh nghiệp khi muốn tổ chức hội nghị ở các trung tâm bên ngoài, cần phải đến để kiểm tra, quan sát nghiệp vụ của hệ thống nhân viên tại đó để đảm bảo họ có khả năng phục vụ đối tác của mình thật tốt. Có như vậy, các đối tác mới có thể cảm thấy thoải mái và dễ dàng đạt được các thỏa thuận hợp tác.
Thực đơn món ăn chất lượng
Tùy thuộc vào kịch bản chương trình, kế hoạch tổ chức mà phần giao lưu ăn uống có thể có hoặc không. Tuy nhiên, nếu hội nghị có hoạt động chiêu đãi, ăn uống thì thực đơn món ăn đóng vai trò rất quan trọng. Thông thường, các buổi tiệc giao lưu chiêu đãi ở các hội nghị sẽ có 3 dạng: dạng thường, buffet và tiệc trà.
Món ăn chất lượng
Không quan trọng tiệc của ở dạng nào, bởi vì bất cứ dạng nào cũng cần lưu ý chất lượng của món ăn, từ khâu lựa chọn nguyên liệu cho đến chế biến và bày trí. Ngoài ra, cách xây dựng thực đơn phải phù hợp với hình thức và không khí của hội nghị. Việc chỉn chu, bài bản sẽ cho thấy thiên ý của doanh nghiệp với các đối tác. Cho nên, để đảm bảo chất lượng của buổi hội nghị, bạn nên lưu ý lựa chọn các trung tâm tổ chức uy tín, có kinh nghiệm để đáp ứng nhu cầu của mình
Kết
Như đã nói ở trên, vị trí địa lý thuận lợi, nhân sự chuyên nghiệp, cơ sở vật chất đầy đủ và thực đơn chất lượng sẽ tạo ra một buổi hội nghị khách hàng lý tưởng. Chính vì thế, các nhà cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị nên xem xét để cải thiện những gì mình còn thiếu để có thể trở thành những trung tâm hội nghị lý tưởng, mang đến giá trị chất lượng cho khách hàng. Ngoài ra, qua bài viết trên, hy vọng các công ty, doanh nghiệp có thể chọn cho mình một trung tâm tổ chức hội nghị có thể đem đến thành công cho mình.
Tham khảo: Cách chọn lựa trung tâm hội nghị khách hàng ở TPHCM