Một trong những yếu tố gây ấn tượng mạnh đối với khách hàng, đối tác hay nhà tài trợ đó là tính chuyên nghiệp trong các buổi hội nghị, hội thảo… Chính những buổi gặp mặt là những cơ hội hợp tác với các đối tác hoặc các khách hàng của doanh nghiệp và công ty. Nắm được tầm quan trọng đó, bài viết sẽ bật mí cho quý vị cách tổ chức hội nghị khách hàng sang trọng và ấn tượng.
Những công tác trước khi hội nghị, sự kiện diễn ra
Xác định mục tiêu và mục đích của hội nghị sự kiện
Đầu tiên, bạn cần xác định được mục tiêu và mục đích của hội nghị, sự kiện mà mình muốn tổ chức. Bởi vì, mỗi hội nghị hay mỗi sự kiện sẽ có cách tổ chức khác nhau, từ đó bạn sẽ lên kế hoạch về nội dung lẫn hình thức sao cho phù hợp nhất. Chẳng hạn như đối với sự kiện ra mắt sản phẩm mới của các nhãn hàng mỹ phẩm cần bố trí bắt mắt, thời thượng hay những hội nghị chính trị cần được bố trí sang trọng và nghiêm trang. Hiệu quả của việc xác định mục tiêu và mục đích này sẽ giúp nội dung, thông điệp thông qua việc bố trí, trang trí không gian sự kiện, hội nghị diễn ra sẽ hiệu quả hơn.
>> Xem thêm: Metropole – địa điểm sở hữu nhiều sảnh tiệc mang phong cách đa dạng nhất
Cần xác định được mục tiêu, mục đích cho hội nghị khách hàng
Dự trù ngân sách cho việc tổ chức hội nghị sự kiện
Tiếp theo, bạn cần dự trù ngân sách, những khoản phát sinh, chi phí chìm trong suốt quá trình trước và sau tổ chức hội nghị sự kiện. Nếu có phát sinh nào ngoài dự tính thì công tác tổ chức hội nghị cho khách hàng của bạn không thật sự hiệu quả.
>> Xem thêm: Hội nghị cho khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị như thế nào?
Gửi thư mời đến các khách hàng
Bạn cần lên danh sách những khách hàng được mời, dự trù số lượng người tham dự. Vì khi bạn giới hạn được số lượng người bạn sẽ dễ dàng bố trí được không gian sự kiện hơn. Ngoài ra, bạn sẽ tập trung được đối tượng mình quan tâm và gửi đến nội dung hay thông điệp phù hợp và dễ dàng được hưởng ứng hơn. Sau khi hoàn tất những công việc trên, bạn hãy thiết kế thư mời sao cho chuyên nghiệp và gửi đến các khách hàng của mình nhé!
Lựa chọn địa điểm tổ chức
Trong kế hoạch tổ chức hội nghị, sự kiện thì bước lựa chọn địa điểm tổ chức cực kỳ quan trọng. Bạn cần phải tham khảo những trung tâm tổ chức hội nghị cho khách hàng uy tín nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đến khách hàng, đối tác.Tại TPHCM, trung tâm hội nghị & nhà hàng tiệc cưới Metropole là một trong những lựa chọn lý tưởng dành cho doanh nghiệp. Với vị trí địa lý ngay khu trung tâm thành phố tại số 216 Lý Chính Thắng, quận 3, TP. HCM giúp khách hàng của bạn dễ dàng tìm kiếm và di chuyển.
Đến với Metropole sẽ giúp hình ảnh công ty, doanh nghiệp của bạn không những trở nên chuyên nghiệp mà còn là bước đệm để gắn kết với khách hàng và đối tác. Chính không gian mở, rộng rãi sẽ giúp bạn có nhiều sự lựa chọn không gian nào phù hợp nhiều loại hình hội nghị, sự kiện khác nhau. Không những thế, Metropole có phục vụ ẩm thực từ văn hóa của Âu sang Á tùy thuộc vào yêu cầu của bạn. Đi kèm theo đó, Metropole sẽ cung cấp những dịch vụ khác như trang trí sân khấu, hỗ trợ người hướng dẫn chương trình cũng như ban nhạc….
>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị cho khách hàng nhiều hơn
Không gian sang trọng của Metropole phù hợp để tổ chức hội nghị khách hàng
Những công tác sau khi hội nghị, sự kiện kết thúc
Khi sắp đến thời gian kết thúc hoặc ngay khi các khách hàng, khác mời chuẩn bị ra về thì bạn nên gửi tặng họ những phần quà nho nhỏ, hay những tờ rơi liên quan đến sự kiện hay hội nghị đã diễn ra. Hiểu được tầm quan trọng công tác này, trung tâm hội nghị Metropole có cả dịch vụ đói gói quà tặng cho bạn. Cùng lúc buổi hội nghị, sự kiện dần kết thúc thì chúng ta cần đánh giá hiệu quả mà chúng mang lợi bằng nhiều cách. Bạn có thể xin feedback của khách hàng thông qua phát phiếu khảo sát đánh giá hoặc xin thông tin khách hàng như email, số điện thoại nhằm gửi phiếu khảo sát online và nhờ họ đánh giá.
>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất
Quà tặng là một trong những cách ghi điểm của doanh nghiệp
Để tổ chức những buổi hội nghị khách hàng hay một sự kiện quan trọng của công ty, doanh nghiệp thì mỗi tổ chức cần chuẩn bị cẩn thận từng công đoạn. Nếu bạn muốn hội nghị được tổ chức thành công thì hãy để trung tâm hội nghị & nhà hàng tiệc cưới Metropole đồng hành cùng bạn, vì thành công của bạn cũng chính là thành công của Metropole!