Hội nghị khách hàng là một sự kiện được doanh nghiệp hoặc công ty thường tổ chức theo năm, theo quý hoặc theo tháng. Sự kiện này sẽ có mặt hầu hết những khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng cùng những đối tác làm ăn với công ty, doanh nghiệp. Đây là dịp lý tưởng để công ty gửi lời cảm ơn đến khách hàng đã đồng hành, thu hút khách hàng và đối tác tiềm năng, duy trì khách hàng thân thiết,… Chính vì thế, không ai muốn xảy ra bất kỳ sai sót nào trong sự kiện này dù là nhỏ nhất. Tuy nhiên vẫn có một số lỗi khá thường gặp trong quá trình tổ chức, theo dõi bài viết dưới đây để biết được đó là những lỗi nào nhé.
Có những lỗi phổ biến thường gặp trong quá trình tổ chức hội nghị dành cho khách hàng
Sử dụng ít nguồn chi phí để tổ chức hội nghị
Dẫu biết những sự kiện hội nghị dành cho khách hàng là những sự kiện có vai trò quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho công ty. Tuy nhiên, nhiều công ty lại không muốn chi quá nhiều cho sự kiện này và sử dụng phương pháp tính toán sao cho chi phí tổ chức ở mức thấp nhất. Lý do phổ biến nhất là công ty muốn dành nguồn quỹ để lo cho những vấn đề nội bộ khác trong đơn vị.
Việc làm tưởng chừng như vô hại này lại gây ra hậu quả không hề nhỏ. Chính vì việc muốn tiết kiệm chi phí kéo theo chất lượng hội nghị giảm. Và khi đó, khách hàng sẽ có cảm giác không thoải mái, hay tệ hơn là không được tôn trọng. Hệ lụy kéo dài của việc này sẽ gây thất thoát nhiều mặt khác của công ty, có thể gây tổn thất về mặt lợi nhuận.
Dĩ nhiên việc tiết kiệm là cần thiết, nhưng bạn cũng cần cân nhắc đáp ứng đầy đủ các yếu tố, chứ đừng do tiết kiệm mà cắt giảm nhiều thứ. Để có thể quản lý một cách hiệu quả hơn, bạn có thể lên trước chi phí dự trù và một phần cho chi phí phát sinh. Từ đó có thể cân nhắc tốt hơn, nhưng vẫn phải lưu ý đặt chất lượng hội nghị lên hàng đầu để làm hài lòng khách tham dự.
Do tiết kiệm chi phí nên nhiều hội nghị dành cho khách hàng của nhiều công ty bị giảm chất lượng nghiêm trọng
Kịch bản cho hội nghị khách hàng không có yếu tố đặc sắc, ấn tượng
Thời gian diễn ra một buổi hội nghị khách hàng thường khá dài, vì thế để tránh không khí nhàm chán, cần có một hoặc nhiều yếu tố bất ngờ, ấn tượng để tăng sự vui vẻ cho khách mời.
Ở mỗi kịch bản hội nghị, điều quan trọng cần phải có là Key Moment hay còn được hiểu nôm na là một tiết mục, một khoảnh khắc hoặc một điểm nhấn gây ấn tượng. Tuy nhiên, có nhiều buổi hội nghị lại quên mất đi chi tiết quan trọng này. Việc thiếu đi key moment khiến tiết tấu buổi hội nghị trở nên nhàm chán, khách mời không tập trung, dẫn đến chất lượng hội nghị đi xuống, không mang được hiệu quả như mong đợi.
Nguyên nhân việc thiếu sót này có thể là do người lên kịch bản chưa hiểu một cách cặn kẽ về tính chất hội nghị, chưa biết tạo điểm nhấn, thiếu tính cao trào và tính hợp lý của sự kiện. Vì thế để đảm bảo tính hiệu quả, bạn cần kiểm tra lại kịch bản và sửa chữa nếu cần trước khi tổ chức hội nghị.
>> Xem thêm: Các bước giúp tổ chức hội nghị được hiệu quả, tiết kiệm
Kịch bản của hội nghị dành cho khách hàng cần phải có yếu tố cao trào
Lựa chọn đội ngũ nhân viên thiếu kinh nghiệm
Trong bất cứ sự kiện nào thì đội ngũ nhân viên cũng giữ một vai trò rất quan trọng. Trong các sự kiện, thành phần nhân sự có thể kể đến là đội ngũ PG. Nhiều công ty hiện nay không chú trọng nhiều về chất lượng của đội ngũ này, thường thuê gấp những người không hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm với giá thành rẻ. Việc này là nguyên nhân dẫn đến rất nhiều rắc rối.
Tuy không đóng vai trò nòng cốt nhưng đây lại là đội ngũ quyết định phần lớn tỉ lệ thành công của hội nghị. Đội ngũ này như một gương mặt đại diện của công ty, tạo ấn tượng đầu tiên của khách hàng, đối tác với công ty. Nếu bạn chọn đội ngũ nhân viên có đầy đủ kinh nghiệm và nghiệp vụ cần thiết, việc diễn ra hội nghị cũng sẽ suôn sẻ hơn rất nhiều.
Nên lựa chọn đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm làm việc
Kết
Trên đây là một số lỗi mà nhiều doanh nghiệp, công ty dễ mắc phải khi tổ chức hội nghị khách hàng. Mong bạn có thể rút kinh nghiệm và tạo ra một hội nghị thật thành công nhé.