Trung Tâm Hội Nghị

Hội nghị khách hàng là sự kiện quan trọng của các doanh nghiệp, công ty. Thông qua đây, khách mời dễ dàng đánh giá tính chuyên nghiệp và sự chu đáo của công ty đó. Vậy, khi tổ chức buổi lễ tri ân khách hàng này, doanh nghiệp cần lưu ý những điều gì để đảm bảo toàn bộ chương trình được diễn ra suôn sẻ và thành công? Hãy đọc ngay bài viết dưới đây để nắm rõ 4 lưu ý quan trọng nhất khi thực hiện tổ chức hội nghị nhé!

Hội nghị khách hàng là sự kiện quan trọng

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng phù hợp

Nhiều doanh nghiệp vì không xác định rõ mục tiêu của sự kiện mà việc chọn sảnh tiệc không phù hợp dẫn đến chất lượng của buổi lễ bị ảnh hưởng. Do đó, trước khi lựa chọn địa điểm, người tổ chức cần nghiên cứu kỹ mục tiêu hướng đến của sự kiện để có thể đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất. Bên cạnh đó, việc lựa chọn nơi tổ chức còn phải có vị trí dễ dàng tìm kiếm và di chuyển để khách mời thuận tiện dự tiệc. Sau khi đã có một vài cái tên phù hợp, bạn cần đến trực tiếp để khảo sát sảnh tiệc để việc lựa chọn được đúng đắn hơn. Bên cạnh các trung tâm hội nghị, khách sạn ở khu vực trung tâm, doanh nghiệp cũng có thể chọn hình thức tổ chức sự kiện kết hợp với du lịch tại các điểm du lịch nổi tiếng trong và ngoài nước. 

>> Xem thêm: Metropole – địa điểm sở hữu nhiều sảnh tiệc mang phong cách đa dạng nhất

Cần lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng phù hợp

Thận trọng trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức

Kế hoạch được xem là kim chỉ nam giúp sự kiện được tổ chức đúng mục tiêu và tiến độ đề ra. Kế hoạch đóng vai trò rất quan trọng góp phần quyết định sự thành công của sự kiện đó. Vì vậy, để việc tổ chức được suôn sẻ, chuyên nghiệp bạn cần xây dựng một bản kế hoạch thật cẩn thận và chu đáo. Nó phải có sự ưu tiên các hạng mục thực hiện, thời gian tiến hành và kết thúc, đề cập rõ ràng bộ phận đảm nhận phần việc đó. Đây cũng là sợi dây kết nối giữa doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện để hai bên thấu hiểu nhau và cùng tổ chức một buổi hội nghị thành công, đi đúng trọng tâm. Nếu hội nghị mang quy mô lớn, doanh nghiệp tổ chức ở những địa điểm du lịch cách xa thành phố thì nhà tổ chức còn cần phải lưu ý đến phương án vận chuyển cũng như lưu trú cho các khách mời.

Thận trọng trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức

Luôn chuẩn bị các phương án đề phòng rủi ro

Thực tế cho thấy rằng dù bạn lên kế hoạch hoàn hảo đến đâu thì đôi lúc vẫn có xảy ra những tình huống ngoài dự tính. Vì vậy, bạn cần phải phác thảo những trường hợp rủi ro có thể xảy ra để phòng tránh hoặc chuẩn bị các phương án ứng phó kịp thời. Đây không phải là suy nghĩ tiêu cực mà chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp linh hoạt xử lý mọi tình huống phát sinh trong buổi sự kiện, góp phần tạo sự thành công cho hội nghị. Chẳng hạn như nếu lựa chọn địa điểm tổ chức ngoài trời, doanh nghiệp cần chuẩn bị ô, dù, bạt che,… để tránh tình trạng buổi lễ bị gián đoạn vì những cơn mưa. Hay chuẩn bị những thiết bị thay thế như micro, máy chiếu, laptop,… để phòng trường hợp gặp sự cố về kỹ thuật.

>> Xem thêm: Hội nghị cho khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị như thế nào?

Chú tâm thiết kế những trải nghiệm mới mẻ cho sự kiện

Những trải nghiệm thú vị trong sự kiện cũng là yếu tố giúp doanh nghiệp tạo dấu ấn đặc sắc trong lòng mỗi vị khách mời. Để giúp khách hàng hài lòng về hội nghị, doanh nghiệp cần mang đến chuỗi trải nghiệm tốt trong toàn bộ chương trình từ việc đón khách, trang trí sự kiện, nội dung sự kiện, chất lượng món ăn, quà tặng, cho đến khâu tiễn khách. Để tạo nên sự mới lạ, cuốn hút và đầy hiện đại, nhà tổ chức có thể thiết kế trải nghiệm sự kiện kết hợp với những công nghệ mới như thực tế ảo, thực tế tăng cường, 3D mapping,… 

>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị cho khách hàng nhiều hơn

Chú tâm thiết kế những trải nghiệm mới mẻ cho sự kiện

Metropole – địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Bên cạnh việc lưu ý những vấn đề quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức, doanh nghiệp cần chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp để họ giúp bạn thực hiện kế hoạch thật hoàn hảo. Metropole là một trong những địa điểm có kinh nghiệm lâu năm tại TPHCM và rất được nhiều công ty, doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn cho sự kiện của mình. Hoạt động từ năm 2012 đến nay Metropole đã có 10 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, do đó Metropole luôn tự tin mang đến giải pháp tổ chức hội nghị toàn diện và tối ưu nhất cho doanh nghiệp. 

Không chỉ sở hữu sảnh tiệc sang trọng, thực đơn phong phú cùng mức giá hợp lý, quy trình tổ chức của Metropole còn được tổ chức chặt chẽ, chu đáo, chuyên nghiệp cùng chuỗi cung ứng khép kín giúp tăng cường hiệu quả tối đa cho sự kiện. Bên cạnh đó còn giúp tiết kiệm chi phí tổ chức cho khách hàng. 

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Không gian sang trọng của sảnh tổ chức hội nghị khách hàng tại Metropole

Trên đây là 4 lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp cần quan tâm để đảm bảo sự kiện được diễn ra thuận lợi. Hy vọng những thông tin này sẽ phần nào giúp bạn có thêm sự chuẩn bị tốt hơn. Bên cạnh đó, nếu bạn quan tâm đến Metropole, hãy liên hệ trực tiếp với trung tâm để nhận thêm nhiều tư vấn cần thiết nhé!

 

Bạn nhận nhiệm vụ tổ chức tiệc teabreak cho hội nghị khách hàng của công ty nhưng lại hoang mang không biết nên setup ra sao cho hợp lý. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tổ chức một bữa tiệc teabreak cho sự kiện công ty đơn giản và chuyên nghiệp, hãy cùng tham khảo nhé!

Decor địa điểm tổ chức tiệc teabreak

Sau khi lựa chọn đơn vị tổ chức phù hợp, bạn cần thảo luận với phía nhà hàng, khách sạn phong cách trang trí tổng thể cho bữa tiệc. Đa phần tiệc teabreak đều không yêu cầu phải trang trí quá rườm rà, phức tạp, theo đó bạn chỉ cần chọn kiểu trang trí đơn giản mà tinh tế, đặc biệt cần tạo cảm giác thoải mái, dễ dàng kết nối cho khách mời. Nếu là tiệc được diễn ra vào buổi tối thì hãy yêu cầu về phía tổ chức bố trí thêm những chiếc đèn chiếu sáng lấp lánh nhé. 

>> Xem thêm: Hội nghị cho khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị như thế nào?

Món ăn phục vụ tiệc teabreak

Setup bàn ghế cho tiệc teabreak của hội nghị khách hàng

Thông thường tại các buổi tiệc teabreak sẽ ít sử dụng bàn ghế vì tính chất của tiệc thường diễn ra nhanh gọn, đơn giản. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn muốn tạo sự thoáng đãng, thân thiện cho không gian. Tùy vào tính mục tiêu tổ chức của doanh nghiệp mà bạn có thể chọn cách bố trí bàn ghế sao cho phù hợp nhất. Nếu là tiệc đứng đơn giản thì bạn chỉ cần chuẩn bị bàn tiệc rồi sắp xếp trên đó món ăn, thức uống. Nếu muốn, bạn cũng có thể bố trí một vài chiếc ghế ngồi cho khách mời sử dụng khi cần.

Nếu buổi tiệc diễn ra trong thời gian lâu thì bạn cần yêu cầu nhà hàng chuẩn bị đầy đủ bàn, ghế cho khách. Và kiểu sắp xếp ghế cần được thoải mái, khoảng cách giữa các ghế không quá xa, cũng không quá gần, làm sao để tạo sự gần gũi cho khách mời dễ dàng đi lại và trò chuyện. Tiệc teabreak không yêu cầu việc setup bàn ghế quá cứng nhắc và nguyên tắc như trong buổi hội nghị chính nhưng cần phải đảm bảo sự chỉn chu và sạch sẽ, bàn cần phủ khăn trải lịch sự, đẹp mắt. 

>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị cho khách hàng nhiều hơn

Việc bố trí cho tiệc teabreak cần phải đảm bảo sự chỉn chu và sạch sẽ

Bố trí món ăn đẹp và logic

Việc xem xét cách bày trí món ăn và đồ uống trong tiệc cũng rất quan trọng. Thông thường tại các buổi tiệc teabreak, những món mặn như bánh nhân thịt nguội, xúc xích, sushi, kimbap,… sẽ được phục vụ đầu tiên sau đó là đến các loại bánh ngọt như tiramisu, tart, cupcake, mousse, cheesecake,… và cuối cùng là trái cây tráng miệng. Các loại nước uống như trà, cà phê, nước ép hoa quả, cocktail,… cần để sẵn để khách mời có thể tuỳ ý sử dụng. Tại các buổi tiệc đứng, bạn có thể chọn cách bày trí tất cả các món ăn cùng một lúc ở những khu vực riêng, cụ thể để các vị khách có thể thoải mái sử dụng theo ý thích. 

Các món ăn cần được phục vụ một cách tinh tế, chẳng hạn những loại bánh nhỏ thì cần được sắp xếp đặt mắt trên đĩa hay kệ mini còn bánh size lớn thì nên cắt trước cho khách. Trái cây thì cần được cắt gọt đẹp mắt, hợp vệ sinh và tiện cho việc thưởng thức. 

Bạn cần giám sát để đảm bảo rằng những vật dụng dùng bữa cần thiết như khăn, cốc, đĩa, thìa, nĩa, giấy ăn… được cung cấp đầy đủ và được bố trí ở những vị trí dễ thấy, dễ lấy. Đồ uống nên được đặt ở nơi khách tiện sử dụng. 

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Các món ăn cần phải được bố trí đẹp mắt và hấp dẫn

Dịch vụ tổ chức tiệc teabreak chuyên nghiệp tại TPHCM

Để giúp doanh nghiệp tổ chức một buổi teabreak chuyên nghiệp bạn cần tìm kiếm đơn vị có kinh nghiệm trong loại hình đãi tiệc này. Tại TPHCM, Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole là một trong những đơn vị được đánh giá cao trong việc lên kế hoạch và tổ chức tiệc teabreak cho hội nghị khách hàng. Mọi thứ sẽ được đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản chuẩn bị và giám sát kỹ lưỡng. Bạn chỉ cần làm việc trực tiếp với người đại diện và trao đổi thêm những vấn đề cần thay đổi cho phù hợp. Còn lại tất cả đều được đảm bảo thực hiện một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, Metropole còn thường xuyên đưa ra những chương trình ưu đãi hấp dẫn nhằm giảm bớt gánh nặng chi phí khi tổ chức tiệc, hãy liên hệ cho trung tâm để biết thêm chi tiết nhé!

Tiệc teabreak tại hội nghị khách hàng do Metropole tổ chức

Trên đây là một vài thông tin hữu ích về việc tổ chức tiệc teabreak cho chương trình hội nghị khách hàng của doanh nghiệp. Đây là một trong những loại hình đãi tiệc phổ biến và được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi sự đơn giản trong khâu chuẩn bị cũng như tính tiện lợi trong việc thưởng thức các món ăn cho khách mời. Bên cạnh đó, tiệc còn toát lên vẻ đẳng cấp, chuyên nghiệp và chu đáo của doanh nghiệp. Chúc bạn sẽ lên kế hoạch và tổ chức một buổi tiệc teabreak thành công nhất.

>> Xem thêm: Metropole – Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nghị, hội thảo

 

Đối với một buổi hội nghị khách hàng, sự hài lòng của người tham dự đóng vai trò quan trọng, là yếu tố giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh thương hiệu của mình. Một buổi sự kiện thành công là phải nhận được những phản ứng tích cực từ phía các khách mời. Vậy phải làm sao để tổ chức hội nghị trọn vẹn, để lại nhiều dấu ấn trong lòng người tham dự? Hãy đọc ngay bài viết dưới đây để có 5 cách đơn giản nhất nhé!

Sự hài lòng của khách mời đóng vai trò quan trọng trong hội nghị khách hàng

Sự kết nối, tương tác trong hội nghị khách hàng

Một sự kiện nhận được những tương tác giữa khách mời và doanh nghiệp sẽ mang đến một không khí sôi động. Có rất nhiều cách để khuấy động tính kết nối giữa mọi người, chẳng hạn như: Sắp xếp bàn ghế theo kiểu hình tròn hoặc những hàng ghế đối diện nhau; bạn cũng có thể thiết lập các phiên kết nối để mọi người trò chuyện với nhau; đặt những câu hỏi thú vị, hoặc đơn giản là dành những quãng thời gian giữa các cuộc hội nghị để tạo điều kiện mọi người trò chuyện với nhau,…

>> Xem thêm: Hội nghị cho khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị như thế nào?

Cần tạo ra sự kết nối giữa các khách mời

Mang đến những trải nghiệm mới

Hãy tưởng tượng sự kiện của doanh nghiệp bạn được tổ chức theo kịch bản tương tự những năm trước hoặc theo trình tự khuôn khổ, không có điểm nhấn chắc chắn sẽ khiến khách mời cảm thấy chán nản vô cùng. Do đó, hãy cố gắng mang làn gió mới đến với buổi hội nghị bằng cách sáng tạo chủ đề độc lạ, thú vị, thay đổi diễn giả đã từng tham dự trong những sự kiện trước, lồng ghép những khoảnh khắc đắt giá để sự kiện nổi bật hơn,…

>> Xem thêm: Metropole – Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nghị, hội thảo

Sự tiện lợi

Khi mọi thứ được xây dựng dựa trên tính tiện lợi tối đa cho khách mời thì chắc chắn họ sẽ vô cùng hài lòng và cảm thấy được trân trọng. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần đảm bảo sự kiện được diễn ra ở một nơi nào đó dễ tìm kiếm và di chuyển. Giả sử, nếu bạn không thể tổ chức ở một địa điểm gần, thuận tiện đi lại thì hãy trợ cấp chi phí di chuyển của khách mời. Tương tự, doanh nghiệp có thể phát triển những công cụ giúp đăng ký tham dự sự kiện một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra, thời gian tổ chức cũng cần phải đáp ứng về mặt thuận tiện nhằm đảm bảo khách mời có thể sắp xếp để tham dự sự kiện. 

>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị cho khách hàng nhiều hơn

Mang đến sự tiện lợi tối đa cho khách mời

Cá nhân hoá tại hội nghị khách hàng

Tại một sự kiện lớn, thật dễ dàng để một người tham dự trở nên mờ nhạt  giữa đám đông. Do đó, những thay đổi nhỏ, mang tính cá nhân có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho sự hài lòng của họ. Một vài chi tiết nhỏ như ghi chú tên trên chỗ ngồi của mỗi khách, cố gắng nhớ tên của các vị khách mời quan trọng, viết tên của khách vào những gói quà tặng,… Những việc nhỏ này sẽ giúp chạm đến phần cảm xúc bên trong mỗi người tham dự và để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng mỗi vị khách.

Lắng nghe phản hồi của khách mời về hội nghị

Chính những vị khách mới là những nhà đánh giá thực sự: chỉ họ mới có thể cho bạn biết họ thích gì, họ chán cái gì và điều gì khiến họ tham gia và quan tâm. Cần đảm bảo sự thu thập phản hồi, theo dõi ý kiến của khách mời một cách nhanh chóng trong khi sự kiện vẫn còn mới trong tâm trí của họ. Lời đánh giá từ những người trực tiếp tham dự sự kiện sẽ mang đến cho doanh nghiệp những nhận xét khách quan. Từ việc thu thập những phản hồi của khách mời sẽ giúp doanh nghiệp đúc kết những kinh nghiệm quý báu trong việc lên kế hoạch tổ chức cho những sự kiện sau.

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Đây là nguồn khảo sát vô giá mà các doanh nghiệp, công ty nên tận dụng. Phần thông tin này sẽ giúp tổ chức phát huy những thế mạnh đang có, cũng như cải thiện những thiếu sót còn tồn đọng. Từ đó, giúp doanh nghiệp mang lại sự hài lòng cho khách hàng cho những sự kiện sau, tạo nhiều cơ hội quảng bá sản phẩm, dịch vụ rộng rãi, xây dựng lòng trung thành của khách hàng cũ cũng như tạo dựng niềm tin vững chắc và thu hút khách hàng mới,…

Lắng nghe phản hồi của khách mời về hội nghị

Trên đây là 5 bật mí giúp doanh nghiệp tổ chức một buổi hội nghị khách hàng hoàn hảo mang đến sự hài lòng tối đa cho người tham dự. Bên cạnh những yếu tố trên, doanh nghiệp cũng cần lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện thật chuyên nghiệp và uy tín để giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cũng như thực hiện những bước tổ chức thật suôn sẻ, chuyên nghiệp nhất. 

>> Xem thêm: Metropole – địa điểm sở hữu nhiều sảnh tiệc mang phong cách đa dạng nhất

Để tổ chức một sự kiện thành công thì ban tổ chức cần chuẩn bị cần rất nhiều yếu tố và địa điểm là một yếu tố vô cùng quan trọng. Địa điểm đẹp, không gian rộng rãi, sang trọng, dịch vụ chuyên nghiệp, giá cả hợp lý sẽ làm cho buổi sự kiện diễn ra một cách thành công và chỉnh chu nhất. Sau đây Riverside Palace xin giới thiệu đến các bạn top 5 địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng như uy tín tại Thành phố Hồ Chí Minh.

1. Trung tâm hội nghị –  tiệc cưới Riverside Palace

Tọa lạc trên bờ sông thuộc đại lộ Đông Tây, Trung điểm của cây cầu Nguyễn Văn Cừ và cầu Calmette, kết nối các quận huyện như: quận 1 quận 4 quận 5 quận 7 và Quận 8. Trung tâm hội nghị Riverside được xây dựng trên khuôn viên rộng 6000 mét vuông, theo đuổi kiến trúc châu Âu phóng khoáng và tinh tế với sức chứa lên tới 4.500 khách mời với 9 sảnh tiệc được đặt tên theo các dòng sông huyền thoại trên thế giới như: Seine, Nile, Volga, Thames, Elbe, Danube, Amur. Bên cạnh đó khách sạn tiệc có thể thông với nhau tạo nên một không gian lý tưởng trong đoạn sự kiện.

Địa điểm tổ chức sự kiện – Riverside Palace

Nhà hàng sở hữu lối bài trí đơn giản nhưng lại không đơn điệu, chăm chút nhưng không quá rườm rà, từ đó giúp cho không toát lên một gu thẩm mỹ tinh tế, tạo ấn tượng sâu sắc cho khách mời khi tham gia các sự kiện tại Riverside Palace.

Trung tâm ứng dụng  xu hướng nội thất với công nghệ LCD tối tân cho các sự kiện diễn ra được thành công nhất. Với tính ưu việt của màn hình LCD rộng 4,2 mét, cao 2,2 m tại trung tâm của mỗi sảnh tiệc, từ đó giúp truyền tải những thông điệp đến khách mời một cách dễ dàng và ấn tượng hơn bao giờ hết.

2. Trung tâm hội nghị Capella Park View

Có địa chỉ tại  số 3 Đặng Văn Sâm, quận Phú Nhuận, trung tâm có sức chứa lên tới hơn 1000 người và được xây dựng trên khuôn viên rộng hơn 4500 mét vuông theo tiêu chuẩn 4 sao với các sảnh tiệc được thiết kế theo phong cách châu Âu tinh tế, sang trọng.

Trung tâm sở hữu hệ thống trang thiết bị hiện đại và tiên tiến nhất hiện nay cùng với thực đơn đa dạng hứa hẹn đem đến cho khách hàng sự sang trọng và đẳng cấp. Bên cạnh đó mỗi phòng họp, phòng tổ chức sự kiện đều được gọt giũa tỉ mỉ và cẩn thận từ nội thất bên trong đến các thiết kế bên ngoài. 

3. Trung tâm hội nghị, hội thảo, sự kiện Crystal

Có địa chỉ tại Lô C17-1-2, Nguyễn Lương Bằng, Phú Mỹ Hưng, Quận 7, thành phố Hồ Chí Minh. Đây được đánh giá là một trong những trung tâm tổ chức sự kiện lớn với 4 sảnh chính chuyên dành cho phục vụ các sự kiện với sức chứa lên tới 1300 khách mời.

Trung tâm hội nghị có thiết kế sang trọng, các sảnh mang phong cách cổ điển từ đó đem lại cảm giác sang trọng cho người tham gia. Không những thế, Crustall sở hữu hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại cùng với sự chuẩn bị chỉnh chu, chuyên nghiệp từ đội ngũ quản lý và nhân viên để có thể mang lại những cuộc gặp gỡ thành công nhất cho khách hàng.

Địa điểm tổ chức tiệc cưới – Crystal

4. Nhà hàng Âu Nam

Có địa chỉ tại số 52 Trương Định, phường 7, quận 3. Nhà hàng sở hữu tông màu chủ đạo nhẹ nhàng với khuôn viên tương đối rộng gồm 2 phòng trong nhà có thể phục vụ số lượng khách mời là 100 người. Đây là một trong những địa điểm phù hợp để tổ chức các sự kiện có quy mô vừa và nhỏ, những sự kiện mang không khí ấm áp và thân mật cho khách mời đến tham gia.

Địa điểm tổ chức sự kiện – Nhà hàng Âu Nam

5. Khách sạn Intercontinental Thành phố Hồ Chí Minh

Có địa chỉ tại 39 phố Lê Duân, phường Bến Nghé, quận 1. Đây là một trong những khách sạn danh tiếng, nằm ở trung tâm thành phố, là một trong những địa điểm dừng chân của rất nhiều du khách nước ngoài khi đến thăm thành phố Hồ Chí Minh.

Intercontinental được đánh giá là một trong những khách sạn 5 sao ở thành phố Hồ Chí Minh, khách sạn trang bị cho mình một hệ thống phòng ốc theo tiêu chuẩn quốc tế. Bên cạnh đó là các phòng chuyên dụng được xây dựng để phục vụ tổ chức sự kiện. Hệ thống các phòng chuyên dụng này bài có sức chứa tối đa mỗi phòng lên tới 500 khách mời, phù hợp với các sự kiện như: tiệc tri ân khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm, họp báo, hội nghị, hội thảo,… 

Địa điểm tổ chức sự kiện – Khách sạn Intercontinental

Trên đây là top 5 địa điểm tổ chức sự kiện tại thành phố Hồ Chí Minh mà chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về các vấn đề trong tổ chức sự kiện hoặc cần chúng tôi tư vấn, có thể tham khảo thêm tại đây.

Hội nghị khách hàng là sự kiện để công ty quảng bá sản phẩm, dịch vụ của mình. Ngoài ra, đó còn là dịp để công ty xây dựng hình ảnh thương hiệu và phát triển các mối quan hệ với khách hàng trở nên tốt đẹp hơn. Những sự kiện đóng vai trò quan trọng như vậy nên được tổ chức bởi đơn vị chuyên nghiệp và uy tín. 

Tại TPHCM, Metropole là địa điểm đáng tin cậy và nhận được nhiều sự khen ngợi bởi sự tận tình, năng nổ và dày dặn kinh nghiệm trong 10 năm hoạt động. Vậy điều gì đã làm nên uy tín của Metropole trong việc tổ chức hội nghị? Sau đây chúng ta sẽ cùng điểm qua những ưu điểm khi bạn tổ chức hội nghị tại Metropole.

Tổ chức hội nghị chuyên nghiệp tại Metropole

1. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình

Nhiều người có lẽ đã quá quen với Metropole – nơi diễn ra hàng loạt các hôn lễ lộng lẫy và trở nên khá quen thuộc tại TPHCM. Bên cạnh đó, Metropole còn nổi danh với việc tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, đỉnh cao. Là bước đệm cho biết bao hội nghị đi đến thành công rực rỡ. 

>> Xem thêm: Metropole – địa điểm sở hữu nhiều sảnh tiệc mang phong cách đa dạng nhất

Hội nghị khách hàng được tổ chức bởi Metropole

Metropole có đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện dày dặn kinh nghiệm và luôn luôn thấu hiểu nhu cầu của khách hàng. Do đó, các nhân viên sẽ đưa đến cho bạn những ý tưởng hết sức táo bạo nhưng cũng vô cùng hoàn hảo, cẩn thận. Đảm bảo bạn sẽ có một buổi sự kiện đầy ấn tượng và ghi đậm dấu ấn trong lòng những ai tham gia. 

>> Xem thêm: Hội nghị cho khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị như thế nào?

2. Không gian trang trọng, được thiết kế phù hợp với hội nghị

Trang trí luôn là điều mà các khách hàng luôn quan tâm và hướng tới. Tại Metropole, các sảnh hội nghị được bố trí phù hợp với nhiều loại hình và sự kiện khác nhau. Nhằm đáp ứng nhu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp. 

Mỗi sảnh được bày trí theo một phong cách khác nhau từ trang nhã, sang trọng đến ấn tượng, hiện đại được lấy cảm hứng từ những thành phố nổi tiếng trên thế giới. Tất cả đều được trang trí hết sức tinh tế và cẩn thận đến từng chi tiết để làm sao có thể tạo nên một không gian đẳng cấp góp phần mang đến thành công cho hội nghị. 

Metropole còn cung cấp cho khách hàng những sảnh tiệc có quy mô đa dạng, rất phù hợp với bất kể hội nghị lớn nhỏ nào. Có thể điểm qua là sảnh Sài Gòn được xem là sảnh lớn nhất tại Metropole với diện tích 364m2, có sức chứa lên đến 450 khách, còn sảnh nhỏ nhất là Milan với diện tích 266m2 và có thể chứa khoảng 220 khách.

>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị cho khách hàng nhiều hơn

Không gian hội nghị được trang trí tinh tế và cẩn thận

Không chỉ vậy, Metropole còn đem đến cho khách hàng sự trải nghiệm mới mẻ và hiện đại với hàng loạt các trang thiết bị hiện đại, đỉnh cao. Tại các sảnh hội nghị của Metropole đều được lắp đặt hệ thống đèn led vô cùng hiện đại và chất lượng cùng tính thẩm mĩ cao. Góp phần tô điểm thêm cho sự sang trọng, tao nhã của hội nghị. 

Dàn loa và micro với âm thanh rõ ràng, sống động cũng góp phần không nhỏ trong sự thành công của những bài thuyết trình tại hội nghị. Nội thất cũng được nhập từ những thương hiệu nổi tiếng, đem đến sự sang trọng, chân thực trong từng chi tiết. 

>> Xem thêm: Metropole – Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nghị, hội thảo

3. Ẩm thực chế biến tỉ mỉ, phong phú

Điều đặc biệt để lại dấu ấn sâu đậm tại Metropole đó là ẩm thực phong phú đa dạng. Vấn đề ẩm thực tại Metropole luôn được chú trọng từ những khâu chuẩn bị nguyên liệu cho đến khâu chế biến. Tất cả đều phải đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, xanh, tươi.

Ẩm thực được chế biến bởi đầu bếp hàng đầu

Các đầu bếp của Metropole đều là những đầu bếp chuyên nghiệp. Ẩm thực tại Metropole là sự giao thoa một cách hài hòa giữa nhiều những nền ẩm thực khác nhau trên thế giới từ Á đến Âu. Còn đa dạng các loại hình đãi tiệc cho hội nghị như tiệc cocktail, Finger Food,  Break, Buffet, tiệc set theo món… Không chỉ có hình thức đẹp đẽ, độc đáo mà hương vị cũng vô cùng hấp dẫn và được nhiều thực khách đánh giá cao. 

Bên cạnh đó, Metropole còn dành cho bạn rất nhiều các gói ưu đãi, các mức giá phù hợp với mong muốn xua tan gánh nặng chi phí. Trung tâm tổ chức Hội nghị và Tiệc cưới Metropole sẽ hỗ trợ bạn hết mình để có thể có một hội nghị thành công tốt đẹp, đem đến thành công cho doanh nghiệp bạn. 

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Trên đây là một số thông tin về trung tâm tổ chức hội nghị khách hàng Metropole. Hy vọng bạn sẽ tìm được địa chỉ phù hợp cho hội nghị của mình.

Hội nghị khách hàng là hoạt động quan trọng được tổ chức thường niên ở các doanh nghiệp, vừa để củng cố mối quan hệ với khách hàng cũ vừa giúp thu hút những khách hàng tiềm năng cho công ty. Để tổ chức một chương trình hội nghị thành công phải có kế hoạch bài bản từ khâu chuẩn bị đến khâu tổ chức. Thấu hiểu nhu cầu đó của khách hàng, trung tâm hội nghị và tiệc cưới Metropole sẽ mang đến một số kinh nghiệm tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp mà tiết kiệm nhất. hãy theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm thông tin chi tiết nhé!

Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị cho khách hàng là hội nghị dành cho khách hàng, là sự kiện được các doanh nghiệp tổ chức nhằm tri ân các khách hàng, đối tác và để tạo sự gắn kết, củng cố hình ảnh thương hiệu với các khách hàng của họ, đồng thời thu hút những khách hàng, đối tác tiềm năng cho công ty. 

Hội nghị cho khách hàng được xem là tiệc tri ân dành cho khách hàng

Ý nghĩa của việc tổ chức tri ân khách hàng

Việc tổ chức hội nghị cho khách hàng có ý nghĩa đặt biệt quan trọng với doanh nghiệp, bởi chương trình sẽ giúp gắn kết doanh nghiệp với khách hàng, tạo cơ hội để doanh nghiệp tạo sự chú ý với truyền thông và công chúng giúp hình ảnh thương hiệu được củng cố bền vững. đồng thời để doanh nghiệp giới thiệu và quảng bá đến khách hàng các dịch vụ, sản phẩm sắp ra mắt

>> Xem thêm: Metropole – địa điểm sở hữu nhiều sảnh tiệc mang phong cách đa dạng nhất

Kinh nghiệm tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp mà tiết kiệm nhất

Tổ chức hội nghị chuyên nghiệp mà vẫn tiết kiệm là tiêu chí được nhiều doanh nghiệp hướng đến, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bởi không phải doanh nghiệp cũng có điều kiện để tổ chức sự kiện hoành tráng và quy mô. Với kinh nghiệm đã tổ chức hàng trăm hội nghị lớn nhỏ khác nhau, trung tâm hội nghị và tiệc cưới Metropole rất vui lòng được chia sẻ với bạn một số bí quyết tổ chức hội nghị chuyên nghiệp mà tiết kiệm nhất.

Để tổ chức hội nghị khách hàng cần rất bước và phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố

Để tổ chức một chương trình, sự kiện thành công cần rất bước và phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, đặc biệt là tri ân khách hàng, bao gồm các bước dưới đây:

Xác định mục đích, mục tiêu của chương trình

Đây là yếu tố quan trọng nhất và cần được thực hiện đầu tiên. Việc xác định mục đích chính của hội nghị cho khách hàng sẽ giúp bạn định hình được nội dung và hình thức của hội nghị. Mục đích chính của chương trình có thể là buổi tri ân với khách hàng, đối tác đã gắn bó suốt một năm vừa qua, có thể là buổi tổng kết hoạt động cuối năm, có thể là buổi hội nghị để giúp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, cũng có thể bao gồm tất cả các ý trên.

>> Xem thêm: Quy trình chi tiết khi tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp?

Việc xác định mục đích chính của hội nghị khách hàng rất quan trọng

Sau khi xác định mục đích chính của chương trình, cần xác định hội nghị đó sẽ đạt được những mục tiêu mong muốn gì của doanh nghiệp, để sau hội nghị đó đánh giá những hiệu quả đã đạt được và rút ra những kinh nghiệm cho lần tổ chức sau.

>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị cho khách hàng nhiều hơn

Lên danh sách khách mời

Khách mời đóng vai trò quan trọng cho sự thành công của hội nghị. Do đó, cần thống kê danh sách khách mời dựa trên những điều kiện dự hội nghị từ phía doanh nghiệp đưa ra. Trước khi chốt danh sách cần rà soát kỹ, tránh tình trạng thiếu sót khách mời. Để khách hàng có sự chuẩn bị tốt nhất của buổi hội nghị, nên chú ý gửi thư mời cho khách hàng ít nhất trước một tuần diễn ra sự kiện để họ có thể sắp xếp công việc để tham dự.

Khách mời đóng vai trò quan trọng cho sự thành công của hội nghị 

Xác định thời gian và địa điểm

Thời gian và địa điểm là yếu tố quan trọng đối với mỗi sự kiện lớn bé.

Đối với thời gian của hội nghị cần đảm bảo sự tương thích với doanh nghiệp và khách mời để họ có thể sắp xếp có mặt được. Các ngày cuối tuần vào khung giờ chiều từ 2 giờ đến 4 giờ là thời gian lý tưởng cho việc diễn ra hội nghị.

Đối với địa điểm tổ chức hội nghị, điều nên chú ý trước tiên là phải nắm được số lượng khách mời sẽ có mặt để chọn sảnh tiệc có không gian phù hợp.

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Trung tâm hội nghị và tiệc cưới Metropole đưa ra một số tiêu chí để chọn một địa điểm tổ chức hội nghị như sau:

– Vị trí thuận lợi cho việc di chuyển, tìm kiếm

– Thiết kế sảnh tiệc sang trọng

– Chi phí hợp lý

– Trang thiết bị hiện đại, tiện nghi

– Nơi đỗ xe rộng rãi, thuận tiện

Lên ý tưởng và kịch bản hội nghị

Tùy vào mục đích của buổi hội nghị, các ý tưởng và kịch bản cần được xây dựng sao cho phù hợp. Buổi hội nghị có diễn ra suôn sẻ hay không phụ thuộc vào ý tưởng và kịch bản của phía doanh nghiệp. Ngoài ra, để tạo thuận lợi cho doanh nghiệp, việc lên ý tưởng, thiết kế kịch bản có thể được giao cho đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và có uy tín.

>> Xem thêm: Metropole – Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nghị, hội thảo

Tạm kết

Với những kinh nghiệm mà Trung tâm hội nghị và tiệc cưới Metropole đã chia sẻ ở trên, hy vọng quý khách hàng sẽ dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng cũng như lựa chọn nhà hàng phù hợp để diễn ra hội nghị.

 

 

Bất cứ doanh nghiệp nào khi tổ chức hội nghị khách hàng đều mong muốn tạo nên một sự kiện hoành tráng và đáng nhớ nhất. Tuy nhiên, ngân sách luôn là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp lo ngại. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tổ chức một buổi hội nghị thật chuyên nghiệp với chi phí phù hợp nhất, hãy cùng khám phá nhé!

Lập kế hoạch hội nghị khách hàng chi tiết

Bất kỳ một sự kiện lớn nhỏ nào cũng cần một bản kế hoạch thật chi tiết. Đây sẽ là “chiếc chìa khoá vạn năng” giúp bạn kiểm soát mọi chi tiêu, giúp bạn tránh tình trạng “vung tay quá trán” cho những thứ không cần thiết. Đa số nhiều doanh nghiệp sẽ bỏ qua bước này và đó cũng chính là lý do khiến sự kiện của doanh nghiệp đó gặp rất nhiều khó khăn khi tổ chức, ngân sách cũng bị “lố” hơn so với dự tính ban đầu. Do đó, nếu muốn kiểm soát mọi hạng mục cũng như đảm bảo ngân sách được sử dụng hợp lý, ban tổ chức của doanh nghiệp cần lập một bản kế hoạch thật chi tiết trước khi bắt tay vào tổ chức sự kiện. 

>> Xem thêm: Metropole – địa điểm sở hữu nhiều sảnh tiệc mang phong cách đa dạng nhất

Cần lập kế hoạch hội nghị khách hàng chi tiết

Chi phí ăn uống trong sự kiện

Chi phí ăn uống là phần chiếm nhiều ngân sách tổ chức nhất trong sự kiện. Do đó, doanh nghiệp cần tính toán thật kỹ lưỡng để không phải chịu những phần phí không cần thiết. Theo thống kê, rất nhiều khách tham dự sự kiện chỉ dùng một loại nước cụ thể chẳng hạn như nước suối hay nước ngọt thay vì trải nghiệm hết những loại thức uống khác. Ngoài ra khi chọn món cho thực đơn, bạn cũng nên chọn những món ăn phù hợp với thực khách Việt, tránh chọn những món được làm từ những nguyên liệu lạ lẫm, vừa khiến khách mời khó thưởng thức lại tốn kém. Những món ăn theo mùa cũng là gợi ý hoàn hảo, không chỉ tươi ngon, dễ tìm kiếm mà giá thành của nó cũng sẽ rẻ hơn đáng kể.

>> Xem thêm: Hội nghị cho khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị như thế nào?

Cần xây dựng thực đơn kỹ lưỡng

Dự trù chi phí phát sinh

Khi tổ chức hội nghị, doanh nghiệp nhất thiết phải giữ lại một khoản để giải quyết những vấn đề phát sinh nếu có thể xảy ra. Đây chính là cách tính toán khôn ngoan vừa giúp doanh nghiệp bình tĩnh đối phó khi có sự cố xảy ra, vừa giúp tiết kiệm chi phí tối đa. Trong mỗi sự kiện, luôn có những khoản phí không tên có thể phát sinh trong quá trình tổ chức. Do đó, hãy luôn dành riêng một khoản phí dự trù và đảm bảo mọi chi tiêu khác không vượt quá hạn mức đã đặt ra trước đó.

Lưu ý về vấn đề bản quyền khi tổ chức hội nghị khách hàng

Khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần phải xin giấy phép nhằm đảm bảo hội nghị được diễn ra trơn tru. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần trả chi phí cho giấy phép bản quyền âm nhạc, tác quyền,… hoặc những chi phí khác. Bởi nếu không thanh toán ngay từ đầu mà doanh nghiệp vẫn tổ chức và khi bị “tuýt còi” doanh nghiệp sẽ phải đóng một khoản phạt cao gấp vài lần số tiền cần bỏ ngay lúc đầu. Thậm chí, sự kiện của doanh nghiệp còn buộc phải tạm dừng để giải quyết hậu quả. Chắc chắn đây sẽ là sự lãng phí vô cùng lớn. 

>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị cho khách hàng nhiều hơn

Lưu ý về vấn đề bản quyền khi tổ chức hội nghị khách hàng

Sáng tạo trong khuôn khổ

Sáng tạo và đổi mới cách thức tổ chức cũng là một trong những phương pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách. Chẳng hạn như thay vì phải mời một dàn đại biểu cắt băng khánh thành dự án, doanh nghiệp có thể chỉ cần mời một khách mời duy nhất, đó có thể là lãnh đạo phía công ty thực hiện việc rút băng khánh thành theo chiều dọc thay vì cắt theo chiều ngang như cách truyền thống. Điều này không chỉ mang lại sự thích thú cho khách mời mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Không phải lúc nào sáng tạo cũng sẽ tốn ngân sách, doanh nghiệp hãy đưa ra những ý tưởng mới mẻ mà vẫn đảm bảo chi phí tổ chức nhé.

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Thời lượng tổ chức sự kiện

Đây chắc chắn là vấn đề rất đáng lưu tâm nếu muốn tiết kiệm chi phí tổ chức cho hội nghị. Thời lượng chính là yếu tố ảnh hưởng vào chi phí thực tế rất nhiều. Khi thời gian hội nghị kéo dài, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm chi phí cho sảnh tiệc, đội ngũ nhân viên vì phải làm thêm giờ. Do đó, hãy xây dựng một kịch bản chương trình cô đọng, súc tích, đừng quá “tham lam” mang hết chi tiết vào, vừa khiến buổi tiệc bị “loãng” thiếu hấp dẫn, vừa khiến thời gian kéo dài không cần thiết. Chẳng hạn khi trình chiếu video, hãy nhớ quy tắc 2 phút, nếu video quá dài sẽ khiến khách mời không kịp tiếp thu hết thông tin, đôi khi dẫn đến tình trạng chán nản mà thời lượng của chương trình sẽ bị kéo dài. Những video ngắn sẽ mang tính lan toả cao hơn, mang đến sức thu hút mạnh mẽ. 

>> Xem thêm: Metropole – Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nghị, hội thảo

Kịch bản chương trình cần cô đọng

Trên đây là 6 bí quyết giúp doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng hoành tráng với chi phí tiết kiệm nhất. Mong rằng sẽ là những thông tin bổ ích giúp bạn tổ chức một buổi sự kiện chuyên nghiệp, đáng nhớ với ngân sách hợp lý nhất.