Hội nghị là sự kiện quan trọng không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp, do đó việc lựa chọn trung tâm hội nghị cần được thực hiện cẩn trọng và tỉ mỉ. Trong bài viết hôm nay hãy cùng tìm hiểu lựa chọn trung tâm cho buổi hội nghị nên dựa trên những tiêu chí nào nhé.
Mục đích và mục tiêu của buổi hội nghị là gì?
Doanh nghiệp cần phải xác định mục đích của hội nghị
Trước hết doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích của buổi hội nghị hướng đến là gì để có thể lựa chọn trung tâm hội nghị phù hợp. Mỗi nhà hàng hay khách sạn đều có một phong cách khác nhau, do đó doanh nghiệp hãy tham khảo và xem xét kỹ những yếu tố đó có thích hợp tổ chức hội nghị hay không.
Quy mô sự kiện của buổi hội nghị ra sao?
Doanh nghiệp cần tính toán số lượng khách mời kỹ lưỡng để lựa chọn không gian tổ chức phù hợp với quy mô đáp ứng đủ số lượng khách tham dự. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần dự trù cho trường hợp số lượng khách tham dự đông hơn thì vẫn có chỗ ngồi cho những đối tượng khách hàng ngoài dự kiến. Địa điểm tổ chức phải là nơi đảm bảo được những trải nghiệm tốt nhất cho khách và phải thuận tiện trong công tác hậu cần.
Vị trí địa lý như thế nào?
Doanh nghiệp nên có sự lựa chọn vị trí tổ chức hội nghị phù hợp
Lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị có vị trí địa lý thuận lợi là một trong những tiêu chí doanh nghiệp cần quan tâm. Doanh nghiệp cần tránh lựa chọn tổ chức hội nghị ở những nơi quá xe vì khách hàng sẽ phải tốn khá nhiều thời gian di chuyển. Từ đó sẽ dễ dẫn đến việc đi trễ và ảnh hưởng đến buổi hội nghị. Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn những địa điểm nằm trong nội thành hoặc những địa điểm có địa chỉ dễ tìm, có tuyến giao thông thuận tiện cho việc di chuyển của khách hàng và ban tổ chức. Nếu lựa chọn địa điểm xa nội thành thì cần chú ý tìm kiếm những nơi có cung cấp phòng nghỉ để khách mời có thể nghỉ ngơi và lấy lại năng lượng sau một ngày dài mệt mỏi.
Sảnh sự kiện hội nghị có đủ lớn không?
Việc lập danh sách và thống kê số lượng khách mời sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn được trung tâm tổ chức hội nghị có sảnh sự kiện phù hợp. Doanh nghiệp không nên lựa chọn những sảnh sự kiện quá nhỏ nếu số lượng khách mời lớn và ngược lại.
Giá thành hợp lý không?
Chi phí khi đưa ra một đề xuất luôn là tiêu chí quan trọng mà một doanh nghiệp cần quan tâm. Trước khi đưa ra quyết định, cần xem xét đề xuất đã phù hợp hay chưa. Nếu lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị nhỏ, doanh nghiệp sẽ gặp phải khó khăn trong việc bộc lộ sự sang trọng và chuyên nghiệp của mình. Do đó, cần lựa chọn trung tâm cho buổi hội nghị phù hợp với ngân sách cũng như quy mô của doanh nghiệp.
Dịch vụ ưu đãi đi kèm bao gồm những gì?
Doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến dịch vụ ưu đãi đi kèm
Dịch vụ ưu đãi đi kèm là yếu tố phụ mà doanh nghiệp cần để tâm khi lựa chọn địa điểm tổ chức buổi hội nghị. Hãy xem xét những dịch vụ khác như thực đơn, hỗ trợ lên bản kế hoạch cho chương trình, MC, đường truyền kết nối mạng, hệ thống âm thanh, ánh sáng… bởi những dịch vụ này góp phần tạo nên sự thành công cho hội nghị. Từ đó để lại ấn tượng sâu sắc với khách hàng nếu sự kiện diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.
Đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp không?
Tác phong làm việc chuyên nghiệp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng của cả doanh nghiệp. Do đó việc lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô thôi là chưa đủ. Doanh nghiệp cần để ý đến phong thái làm việc của nhân viên tại trung tâm sự kiện hội nghị. Nhân viên cần có thái độ vui vẻ, nhẹ nhàng và nhiệt tình hỗ trợ khách hàng trong mọi tình huống. Từ đó, khách hàng sẽ có được những trải nghiệm tốt nhất.
Tạm kết
Hy vọng thông tin trong bài viết về những tiêu chí lựa chọn trung tâm hội nghị hữu ích. Mong rằng qua bài viết này, độc giả dễ dàng lựa chọn được địa điểm tổ chức buổi hội nghị phù hợp với doanh nghiệp của mình dựa trên những tiêu chí đã đề ra.