Categories
Cưới

Những sai lầm nên tránh khi tổ chức sự kiện, hội nghị tại trung tâm hội nghị

Những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị luôn là những yếu tố không thể lường trước được. Tuy nhiên bạn có thể hạn chế những rủi ro đó nếu biết được nên tránh những việc làm nào khi tổ chức sự kiện. Cùng tham khảo bài viết dưới đây để biết được những sai lầm nên tránh khi tổ chức sự kiện, hội nghị nhé.

Những sai lầm nên tránh khi tổ chức hội nghị

Những sai lầm nên tránh khi tổ chức hội nghị

Lựa chọn địa điểm tổ chức không phù hợp

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Ở bất kể sự kiện nào, việc lựa chọn địa điểm tổ chức đều rất quan trọng. Nhiều doanh nghiệp sẽ lựa chọn những nơi được đánh giá nhiều sao trên mạng xã hội làm nơi tổ chức sự kiện, nhưng hãy lưu ý song song với việc lựa chọn một trung tâm hội nghị chất lượng, bạn cần phải tìm được một nơi phù hợp với mục đích và số lượng khách mời của sự kiện. Đã từng có những trường hợp chọn nơi tổ chức có sảnh quá lớn hoặc quá nhỏ so với số lượng khách mời, làm cho không khí của buổi sự kiện trở nên mất kết nối vì sảnh quá lớn hoặc chật chội vì sảnh quá chật hẹp.

Truyền thông quá nhiều thông điệp cho sự kiện

Những sự kiện, hội nghị được các doanh nghiệp tổ chức với mục đích thể hiện văn hoá của công ty hoặc quảng cáo sản phẩm,… Nhưng nếu các doanh nghiệp đưa vào quá nhiều thông điệp sẽ tạo nên sự hoang mang cho khách hàng và kết quá là những thông điệp đó sẽ không được khách hàng tiếp nhận 100%, thậm chí sẽ làm họ khó chịu. Do đó, khi truyền thông cho các sự kiện hoặc trung tâm hội nghị, hãy lựa chọn những thông điệp liên quan đến sự kiện và truyền tải chúng một cách dễ hiểu nhất. Đây chính là cách giúp khách hàng của bạn ghi nhớ những thông tin liên quan đến sự kiện của bạn.

Kịch bản chương trình không có điểm nhấn

Có thể thấy rằng, đây là lỗi phổ biến mà nhiều công ty thường mắc phải khi tổ chức các sự kiện khách hàng. Hội nghị là nơi doanh nghiệp của bạn có thể thể hiện sự chuyên nghiệp và xây dựng hình ảnh thương hiệu, nhưng nếu kịch bản không có điểm nhấn sẽ khiến khách mời cảm thấy nhàm chán, thậm chí có cảm giác lãng phí thời gian trong quá trình tham gia của họ. Vì vậy, khi lên kế hoạch tổ chức tiệc, có hai yếu tố bạn cần chú ý đó là ý tưởng và điểm nhấn quan trọng của sự kiện. Tất nhiên, điểm nhấn này phải sáng tạo, phù hợp và có thể hành động được. Ngoài ra, ý tưởng tổ chức phải tương đồng với bản chất và văn hóa của công ty.

Thiếu đầu từ cho đội ngũ quay phim

Việc ghi lại những khoảnh khắc trong hội nghị công ty là điều quan trọng và cần thiết mà ai cũng biết. Nhưng đôi khi bạn lại quên giao công việc này cho những nhóm người cụ thể. Vì vậy, khi sự kiện diễn ra, mọi người sẽ tổ chức một cách vội vàng. Ngoài ra, nhiều công ty thường giao toàn bộ công việc này cho bộ phận quay phim, chụp ảnh mà không hề có kịch bản chuẩn bị trước. Do đó, người thực hiện không thể hiểu rõ ràng được mục đích, yêu cầu và ý đồ của người tổ chức. Từ đó, việc lưu lại những thước phim, ảnh chụp không được đẹp, khó xử lý dữ liệu và chỉnh sửa phim để tạo tư liệu sau này.

Không có kiến thức về công nghệ

Thiếu kiến thức về công nghệ

Thiếu kiến thức về công nghệ

Thời đại 4.0 là sự lên ngôi của các công nghệ thông minh giúp cuộc sống của con người trở nên dễ dàng hơn. Nhiều công nghệ hiện đại ngày càng được ứng dụng vào các sự kiện. Và sự thiếu hiểu biết sâu sắc về những công nghệ này là nguyên nhân dẫn đến sự sụp đổ của toàn bộ sự kiện của công ty. 

Có nhiều trường hợp để tiết kiệm chi phí mà một số công ty đã lựa chọn cách tự tổ chức thay vì lựa chọn những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Các công ty tự thuê thiết bị công nghệ và tự vận chuyển hàng hóa trong thời gian diễn ra sự kiện. Không chỉ có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thiết bị mà khi có vấn đề trong quá trình tổ chức, các công ty thường lúng túng và không thể giải quyết ngay lập tức do chưa có kinh nghiệm để quản lý, dẫn đến toàn bộ chương trình bị gián đoạn làm mất hình ảnh trước mặt quan khách.

Tổng Kết

Có thể thấy để tổ chức một sự kiện thành công cần rất nhiều yếu tố khác nhau, nếu các doanh nghiệp, công ty chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức hội nghị, sự kiện. Hãy nhờ sự tư vấn của những nhân viên tại trung tâm hội nghị để được tư vấn một cách kỹ nhất nhé