Hội nghị, hội thảo là sự kiện thường xuyên của nhiều cơ quan, công ty. Hội nghị được hiểu là một cuộc họp, và hội thảo là một cuộc thảo luận. Cùng tìm hiểu các kiểu hội nghị thường thấy và những lưu ý trong việc lựa chọn trung tâm hội nghị trong bài viết dưới đây nhé.
Những loại hình hội nghị thường thấy
- Hội nghị tổng kết: Thường diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định như: Tổng kết 6 tháng đầu năm, tổng kết cuối năm, tổng kết công trình… Hội nghị này nhằm tổng kết, sơ kết quá trình hoạt động để rút kinh nghiệm và chỉ đạo cho các hoạt động tiếp theo trong tương lai.
- Hội nghị hợp tác, xúc tiến thương mại: Hình thức hội nghị này tập trung vào danh mục các dự án đầu tư tiềm năng để phân tích các vấn đề liên quan nhằm thúc đẩy hoạt động đầu tư kinh doanh.
- Hội nghị tri ân khách hàng: Hầu hết các công ty thường xuyên tổ chức hình thức hội nghị này để hướng tới khách hàng và đối tác. Thông qua hội nghị này; các công ty gửi lời cảm ơn và tri ân tới các đơn vị; Khách hàng đã tin tưởng và ủng hộ công ty.
- Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Loại hội thảo này có thể diễn ra cả trong công ty và cho phép các cá nhân chia sẻ kinh nghiệm nghề nghiệp của họ với nhau. Ngoài ra,cũng có thể thực hiện việc này với sự tham gia của khách hàng, đối tác khi muốn trao đổi kỹ thuật hoặc chia sẻ phương thức kinh doanh mới.
- Hội thảo ra mắt sản phẩm mới: Với mục đích giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới, loại hình hội thảo này sẽ cung cấp cho khách hàng những thông tin quan trọng về sản phẩm.
- Hội nghị, hội thảo chuyên ngành: Những người tham gia là các chuyên gia và doanh nghiệp trong một ngành hoặc lĩnh vực cụ thể và tập trung vào những tiến bộ và các vấn đề liên quan trực tiếp đến ngành đó.
Các loại hình hội nghị thường thấy
Những lưu ý khi chọn trung tâm hội nghị
Vị trí, địa điểm tổ chức
Hãy xác định vị trí làn đường giao thông có thuận tiện hay không. Cần ưu tiên các nơi tổ chức hội nghị gần trung tâm thành phố, trên các trục đường lớn để thuận tiện cho việc đi lại của khách mời. Không nên chọn tổ chức ở những nơi quá nhiều ngõ nhỏ vì vào thời gian cao điểm có thể xảy ra tình trạng kẹt xe, tắc đường ảnh hưởng đến việc tham gia sự kiện của các khách mời. Đồng thời, những con đường một chiều có thể khiến khách mời bối rối. Vì vậy, khi lựa chọn địa điểm, bạn nên chú ý đến vị trí, tuyến đường để đi lại an toàn, đặc biệt hãy để ý xem trung tâm đó có bãi đậu xe rộng rãi, thoáng mát hay không.
Vị trí của trung tâm hội nghị
Cơ sở vật chất và trang thiết bị
Sau khi tìm được địa điểm, bạn nên khảo sát địa điểm đó, cơ sở vật chất, trang thiết bị có đạt tiêu chuẩn mà bạn đặt ra cho buổi hội nghị hay không. Sau đó các yếu tố bạn cần chú ý để kiểm tra thêm như tường, hành lang, cửa ra vào, hệ thống điện có vấn đề gì không.
Một sự kiện hội nghị, quan trọng nhất là việc khách mời có nghe được những thông tin mà ban tổ chức muốn truyền tải hay không, vì thế các thiết bị và hệ thống âm thanh cần được bố trí hợp lý để truyền tải đến tai của khách một cách tốt nhất.
Tại mỗi hội nghị, sự kiện, chúng ta không thể lường trước được những trường hợp bất lợi ảnh hưởng đến mức độ an ninh tại địa điểm tổ chức hội nghị. Vì vậy, bạn cần phải đo lường và đề phòng các tình huống xảy ra trong hội nghị như hệ thống báo cháy và các dụng cụ phòng cháy, chữa cháy. Những điều nguy hiểm, sự cố có thể xảy ra đột ngột trong trường hợp phải có đội bảo vệ sơ tán khách mời qua các lối thoát hiểm.
Cơ sở vật chất an toàn, hiện đại
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp
Đội ngũ nhân viên được coi là lực lượng trung tâm, là nhân tố không thể thiếu của trung tâm tổ chức hội nghị. Các nhân viên là một mảnh ghép tạo nên thành công của hội nghị, họ đại diện cho toàn công ty trong việc chăm sóc khách mời. Vì vậy, cần quan tâm và lựa chọn những nơi có đội ngũ nhân viên được đào tạo kỹ càng, họ sẽ giúp cho hội nghị của bạn diễn ra thành công hơn.
Diện tích sảnh hội nghị
Hội nghị quy mô lớn phải đáp ứng được yêu cầu về sảnh hội nghị. Bạn cần xác định xem khu vực đó có đủ sức chứa và lượng khách mời tham dự hay không. Ngoài ra, bạn nên xác định tính chất của hội nghị để biết cách sắp xếp bố cục, không gian theo ý tưởng dàn dựng ngay từ đầu như phong cách, dải màu chủ đạo, bố trí bàn ghế cho khách đi lại.
Tổng kết
Bài viết trên đã cung cấp cái nhìn tổng quan về những loại hình hội nghị, cũng như những điều cần lưu ý khi chọn trung tâm hội nghị để tổ chức hội nghị, hội thảo. Hy vong bài viết sẽ giúp các bạn tổ chức được những buổi hội nghị thành công.