Lựa chọn trung tâm hội nghị phục vụ cho các sự kiện trọng đại với quy mô lớn là hoạt động không thể thiếu ở mỗi doanh nghiệp. Cần lưu tâm những yếu tố nào để hội nghị được diễn ra thành công hay việc lựa chọn hội nghị sao cho uy tín, có dịch vụ chuyên nghiệp là điều luôn khiến các công ty băn khoăn. Vì thế hãy bỏ túi ngay bài viết hôm nay để trang bị cẩm nang cần thiết giúp việc tổ chức hội nghị sẽ không còn là nỗi sợ hãi.
Tham khảo ngay địa điểm tổ chức hội nghị được nhiều doanh nghiệp tin cậy
Hội nghị thành công mang lại nhiều ảnh hưởng tích cực cho doanh nghiệp
3 tiêu chí quan trọng khi lựa chọn trung tâm hội nghị
1. Sảnh hội nghị
Sảnh hội nghị là nơi vô cùng quan trọng, là ấn tượng đầu tiên ở mỗi buổi hội nghị và có cho thấy được sự chỉn chu, chuyên nghiệp của doanh nghiệp hay không? Chính lý do đó, hãy cố gắng chăm chút và để ý đến cách bày trí sao cho gọn gàng, chất lượng của các trang thiết bị phải được đảm bảo xuyên suốt buổi diễn ra hội nghị, tạo ra không gian sự kiện đẳng cấp và mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách mời tham dự.
Sảnh hội nghị chỉn chu là ấn tượng đầu tiên với khách mời tham dự
Dựa vào cách thức tổ chức và trình tự diễn ra chương trình mà có lựa chọn bố trí sảnh phù hợp. Một số cách bày trí phổ biến như:
- Bố trí dạng vuông (Hollow Square): đây là kiểu bố trí và sắp xếp chổ ngồi theo hình vuông hoặc chữ nhật kín. Với kiểu bày trí này, các khách mời sẽ quay mặt vào trong, tập trung sự chú ý vào giữa trung tâm của sảnh hội nghị
- Bố trí dạng chữ U: thường diễn ra với các cuộc họp nội bộ doanh nghiệp như Họp hội đồng quản trị, Họp các phòng ban hoặc diễn ra các cuộc thảo luận,… Mang tính chất sẽ có 1 cá nhân phát biểu và nhiều nhân viên tham gia.
- Bố trí dạng rạp hát: đa số phù hợp cho các kiểu hội nghị đào tạo, học tập các kỹ năng, kiến thức. Bàn ghế được tổ chức hình tròn hoặc bán nguyệt tuỳ theo mục đích diễn ra buổi hội nghị.
- Bố trí lớp học: Đặc trưng khi bàn ghế được xếp thành hàng, song song với nhau. Thường diễn ra các buổi họp báo, trả lời phỏng vấn, biểu quyết cổ đông hoặc tri ân khách hàng.
Lựa chọn bố cục bàn ghế thích hợp giúp truyền tải nội dung chuẩn chỉnh hơn
Hãy lập kế hoạch chi tiết mục đích, số lượng người tham dự ở mỗi buổi hội nghị và liên hệ nhận tư vấn hỗ trợ từ phía trung tâm hội nghị để thống nhất cách bày trí sảnh phù hợp, dễ dàng đáp ứng mục tiêu của hội nghị đề ra. Trung tâm hội nghị Riverside Palace dày dặn kinh nghiệm trong các sự kiện tổ chức hội nghị, không gian đẳng cấp cùng diện tích sảnh lớn, sẽ là lựa chọn đáp ứng bất kỳ yêu cầu nào của bạn.
2. Thực đơn hội nghị
Đây là yếu tố thường bị bỏ qua, bởi nhiều công ty suy nghĩ thực đơn phục vụ hội nghị chỉ đơn giản là các mẫu bánh nhỏ gọn hay vài món tráng miệng đơn điệu phục vụ kèm nước ngọt hay nước trái cây đơn giản. Nên đa số mọi người thường không quan tâm nhiều đến thực đơn được phục vụ, dẫn đến sự xuề xoà, gây mất điểm với khách tham dự, không duy trì cảm xúc tích cực xuyên suốt nguyên buổi hội nghị. Thử nghĩ, bạn đã tạo cảm xúc tốt với khách mời qua việc chỉn chu trong bày trí sảnh hội nghị, nhưng đến giờ giải lao hay nghỉ giữa buổi thì lại mang lên những món ăn nhàm chán, thiếu sự chăm chút. Điều này vô tình gây mất thiện cảm đối với mọi người và hình ảnh của nội bộ nhân sự phụ trách hội nghị. Vì thế, đừng chủ quan bất cứ chi tiết nào dù là nhỏ nhất cũng ảnh hưởng đến chất lượng của buổi hội nghị.
Đầu tư thực đơn là điểm cộng cho hội nghị thêm thành công
3. Trang thiết bị hội nghị
Buổi hội nghị được đánh giá là chuyên nghiệp và tươm tất khi người tổ chức đảm bảo các trang thiết bị dùng trong hội nghị phải hoạt động trơn tru, kết hợp nhịp nhàng các bộ phận âm thanh, ánh sáng, màn hình trình chiếu là điều bắt buộc cần quan tâm và theo sát. Các sự cố kỹ thuật gặp trục trặc trong lúc hội nghị đang diễn ra là điều thường thấy, tuy nhiên bộ phận nhân viên phụ trách hãy thật sự cẩn thận và kiểm tra các trang thiết bị thường xuyên để đảm bảo tính chuyên nghiệp và đồng nhất nhằm duy trì mạch nội dung và giúp buổi hội nghị được diễn ra thành công.
Các doanh nghiệp nên có sự chọn lọc kỹ lưỡng trong khâu lựa chọn trung tâm hội nghị. Chú trọng đầu tư vào các đơn vị tổ chức có nhiều kinh nghiệm, khâu nhân sự chuyên nghiệp và giúp tối ưu hoá các chi tiết hạng mục trong kế hoạch buổi hội nghị. Tham khảo ngay trung tâm hội nghị Riverside Palace với sự tinh tế trong từng chi tiết, trang bị hệ thống kỹ thuật hiện đại cùng đội ngũ nhân viên ân cần, chuyên nghiệp, là nơi tuyệt vời diễn ra sự kiện trọng đại của doanh nghiệp bạn.
Chất lượng trang thiết bị thể hiện sự chuyên nghiệp
Tổng kết
Hội nghị là hoạt động cần thiết phải diễn ra ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Là dịp diễn ra các cuộc gặp gỡ các đối tác, giao lưu học hỏi với các nhà đầu tư, đối thoại cùng khách hàng,… Lựa chọn trung tâm hội nghị đúng đắn và tổ chức thành công sẽ góp phần nâng cao hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp và mang về vô số lợi ích cho hoạt động kinh doanh. Hi vọng với 3 chi tiết nêu trên sẽ giúp các công ty, doanh nghiệp có được các buổi hội nghị thành công và hiệu quả.