Hội nghị là những sự kiện quan trọng được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Chính vì vậy, vấn đề trang trí, thiết kế và bố trí trang thiết bị cũng như phòng ốc tổ chức hội nghị là những yếu tố cơ bản cần thực hiện để đảm bảo tính chất long trọng của sự kiện. Bài viết dưới đây sẽ mách bạn những kiểu sắp xếp bàn ghế tại trung tâm hội nghị để bạn có cách lựa chọn phù hợp.
Bố trí theo kiểu rạp hát
Đây là kiểu bố trí thông dụng và cổ điển nhất, phù hợp cho những buổi hội nghị có số lượng người tham gia lớn và làm khán giả là chủ yếu, không phù hợp với những buổi hội thảo phải ghi chép hay sử dụng laptop.
Kiểu bố trí này lấy cảm hứng từ concept của rạp hát nên phần ghế ngồi của khán giả và phần bàn của những chủ tọa hội nghị được đặt song song với nhau. Kiểu bố trí này giúp người tham dự có thể nhìn trực tiếp vào những phát ngôn viên/báo cáo viên và hội nghị. Đây cũng là một cách để đảm bảo sự chú ý của khán giả được phân bổ về một hướng nhất định, không phân tán. Nhờ vậy, việc truyền đạt, trao đổi và tiếp thu thông tin được diễn ra dễ dàng hơn.
Cách bố trí này cho phép ban tổ chức có sự linh hoạt cao hơn, nghĩa là bạn có thể sắp xếp theo hình tròn, hình bán nguyệt, hay đường thẳng tuỳ theo mục đích mà bạn mong muốn. Bạn cũng có thể sắp xếp theo kiểu so le để đảm bảo tầm nhìn của người ngồi sau không bị hạn chế bởi đầu của người ngồi trước.
Kiểu rạp hát phù hợp những hội nghị có số lượng lớn
Bố trí theo hình chữ U
Kiểu bố trí này sẽ phù hợp cho những buổi tọa đàm, báo cáo, chuyên đề mang tính chất học thuật cao. Hoặc ở môi trường công sở, như cuộc họp thường niên của ban lãnh đạo, họp thảo luận giữa các phòng ban, … nơi có 1 người đứng lên nói và tham gia thảo luận bởi những thành viên khác.
Việc sắp xếp chỗ ngồi chạy dọc theo hình chữ U với bục phát biểu đặt ở vị trí trung tâm sẽ thu hút sự lắng nghe của người tham gia một cách tối đa và diễn giả cũng có thể dễ dàng kiểm soát sự chú ý của những người tham gia.
Một lưu ý nhỏ là bạn không nên lựa chọn kiểu sắp xếp này cho những hội nghị có số lượng lớn hơn 25 người, vì khi đó không gian sẽ bị kéo dài do không có sự phân bổ theo chiều ngang để tận dụng được diện tích của trung tâm hội nghị. Giải pháp thường được sử dụng là bố trí những hàng ghế phụ ở phía sau để đảm bảo số lượng tham gia hội nghị.
Hội nghị được bố trí theo hình chữ U
Bố trí theo kiểu lớp học
Đây là sự kết hợp của 2 kiểu bố trí kể trên, phần nào giải quyết được những hạn chế của 2 kiểu bố trí đó.
Không gian của cách bố trí này cũng bao gồm 2 phần chính: phần ghế ngồi có thiết kế bàn cho người tham gia và phần sâu khấu cho chủ tọa / phát ngôn viên lên chia sẻ, phát biểu.
Cách bố trí giúp cho người tham gia có không gian ghi chép, sử dụng tài liệu cũng như laptop cá nhân dễ dàng và thuận tiện hơn. Hơn nữa, đối với những buổi hội thảo kéo dài thì khách mời sẽ cảm thấy thoải mái, dễ chịu hơn với cách bố trí này.
So với cách bố trình hình chữ U, kiểu bố trí lớp học có sức chứa lớn hơn, vì vậy sẽ có tính linh hoạt cao hơn, phù hợp cho các sự kiện kể cả học thuật hay giải trí.
Cách sắp xếp bàn khoa học nhất là mở rộng dần không gian về phía cuối khán phòng để tập trung luồng chú ý của khách mời về một hướng nhất định của người nói. Bạn cũng nên lưu ý khoảng cách ghế giữa người này với người kia cũng như khoảng cách giữa các bàn với nhau để thuận tiện cho việc di chuyển.
Bố trí theo kiểu lớp học mang lại tính linh hoạt cao cho hội nghị
Hy vọng với bài viết trên, bạn sẽ tìm được cách bố trí bàn ghế phù hợp tại các trung tâm hội nghị để sự kiện diễn ra thành công, tốt đẹp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì về dịch vụ tổ chức hội nghị, bạn có thể liên hệ ngay với đội ngũ nhân viên Riverside Palace để biết thêm chi tiết.