Categories
Nhà Hàng - Tiệc Cưới

Những lưu ý quan trọng khi chọn lựa trung tâm hội nghị

Các sự kiện mang yếu tố quan trọng, lịch sự và sang trọng như các buổi hội thảo, hội nghị tri ân khách hàng, hay buổi ra mắt sản phẩm mới,… thì cần có một địa điểm tổ chức đáp ứng được sự trịnh trọng của buổi tiệc. Hơn thế nữa, chúng ta cần có những lưu ý quan trọng khi cho lựa chọn trung tâm hội nghị để sự kiện diễn ra thành công nhất. 

Hội nghị là một trong những sự kiện quan trọng, mang tính lịch sự chuyên nghiệp và sang trọng

Hội nghị là một trong những sự kiện quan trọng, mang tính lịch sự chuyên nghiệp và sang trọng 

GIỚI THIỆU CÁC HỘI NGHỊ THƯỜNG THẤY 

Hội nghị công bố sản phẩm mới 

Hội nghị ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới không còn quá xa lạ đối với mỗi doanh nghiệp. Đây là một sự kiện quan trọng nhằm giới thiệu, tạo tiếng vang cho sản phẩm/ dịch vụ mới, đem đến tiếng vang và ra các đơn hàng ngay từ khi công bố. Đây là cơ hội cho các doanh nghiệp thể hiện được quy mô, sự chỉnh chu trong từ khâu chuẩn bị đối với các khách mời. Hội nghị bao gồm các giới báo chí đảm bảo độ phủ sóng của sản phẩm, đối tác làm ăn,…

Hội nghị tri ân khách hàng 

Hội nghị tri ân khách hàng nhằm thể hiện lòng trân quý và lời cảm ơn các khách hàng đã đồng hành, tin tưởng sử dụng & sản phẩm của công ty. Hội nghị tri ân khách hàng gắn kết doanh nghiệp gắn bó với khách hàng ngày một thân thiết hơn. Cơ hội quảng bá sự kiện có hiệu quả, tăng lượng khách hàng mới, các khách mời bao gồm khách hàng thân thiết, khách hàng mới, đối tác sản phẩm,…

Hội nghị tổng kết cuối năm 

Hội nghị này thường được tổ chức vào những tháng cuối năm, nhằm tổng kết lại quá trình phát triển và công bố lợi nhuận của công ty xuyên suốt một năm qua. Thêm vào đó, gửi lời cảm ơn đối với sự đồng hành của các công nhân viên trong công ty. Đây cũng là dịp tuyên dương các cá nhân đã có sự đóng góp xuất sắc đối với công ty 

TIÊU CHÍ CHỌN LỰA TRUNG TÂM HỘI NGHỊ

1. Vị trí thuận lợi

Không chỉ riêng các buổi hội nghị mà các loại sự kiện khác như đám cưới, họp mặt,… đều cần đến yếu tố thuận lợi về địa điểm. Điều này sẽ là điểm cộng sáng trong mắt khách mời vì mang lại tính thuận tiện, dễ di chuyển. Địa điểm tổ chức hội nghị thông thường sẽ dựa vào phần lớn vị trí của các vị khách mời, địa điểm xa gây khó khăn trong việc tìm kiếm sẽ gây e nhè đến việc tham dự hội nghị. 

Xem thêm : TRUNG TÂM TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CHUYÊN NGHIỆP TẠI TPHCM  

2. Không gian rộng rãi hội nghị rộng rãi – thoải mái

Để lựa chọn một không gian phù hợp, rộng rãi và thoải mái cho khách hàng cần lưu ý những yếu tố sau đây

  • Số lượng khách mời 

  • Dạng sự hội nghị

  • Yếu tố thời tiết 

Không gian rộng rãi được bày trí phù hợp của trung tâm hội nghị Riverside

Không gian rộng rãi được bày trí phù hợp của trung tâm hội nghị Riverside

Mỗi sự kiện đều có số lượng khách mời khác nhau vì vậy bạn nên đặc biệt quan tâm đến mảng này tránh trường hợp khách mời dẫn thêm gia đình hoặc quản lý mà không có đủ bàn để dự tiệc sẽ làm thiếu đi tính chuyên nghiệp, tinh tế. Sự đầu tư vào quy mô buổi hội nghị sẽ khiến cho đối tác, khách hàng,… có cái nhìn khách quan về công ty, thuận lợi cho việc hợp tác & phát triển trong tương lai 

3. Trang thiết bị được chuẩn bị kỹ càng

Một buổi sự kiện hội nghị chuyên nghiệp không thể thiếu được ánh sáng, âm thanh, máy chiếu,… Những thiết bị này sẽ được xem là sự đầu tư của nhà hàng đối với sự kiện của khách hàng. Hệ thống âm thanh chất lượng cao sẽ giúp khách hàng nghe rõ được thông tin quan trọng trong buổi tiệc, đồng thời khi khách mời có đôi lời phát biểu cũng dễ dàng hơn. Đối với ánh sáng được lắp đặt phòng hợp trong khán phòng tránh chỗ quá chói hoặc quá tối. Hệ thống ánh sáng và âm thanh hài hoà sẽ giúp bữa tiệc thêm phần chỉnh chu, sang trọng. 

Âm thanh, ánh sáng yếu tố quan trọng không thể bỏ qua ở buổi hội nghị

Âm thanh, ánh sáng yếu tố quan trọng không thể bỏ qua ở buổi hội nghị 

4. Dịch vụ uy tín và chất lượng

Khi đến các trung tâm hội nghị chuyên nghiệp bạn nên đặt các câu hỏi và nghe tư vấn dịch vụ kỹ càng trước khi ký hợp đồng phòng trừ các rắc rối có thể xảy ra.

Ngoài ra, các thức ăn được chiêu đãi trong bữa tiệc cần được nếm thử xem có hợp với khẩu vị của đa phần các vị khách hàng không, tránh việc khách hàng đem “một chiếc bụng rỗng” và cảm giác khó chịu, bạn nên lắng nghe thêm cách thức xây dựng thực đơn dưới sự hỗ trợ của các đầu bếp hoặc nhân viên tư vấn. Bạn nên lựa chọn kiểu tiệc phù hợp với hội nghị (tiệc trà, tiệc đứng hay bữa tiệc thông thường,…) điều này tùy thuộc vào loại sự kiện hội nghị bạn tổ chức. Trong suốt quá trình này, bạn có thể quan sát và đánh giá thái độ phục vụ của nhân viên sau đó hẳn “chốt đơn” nhé! 

LỜI KẾT

Đằng sau một buổi hội nghị thành công là một sự chuẩn bị chu đáo và chỉnh chu. Nhờ vào những yếu tố đó, khách hàng sẽ có ấn tượng tốt đẹp với doanh nghiệp bạn tạo cơ hội hợp tác & phát triển trong tương lai. Với những lưu ý quan trọng trên hy vọng sẽ giúp cho bạn chọn lựa được một ra trung tâm hội nghị phù hợp nhất.