Bạn đang lên kế hoạch cho buổi hội nghị cho một buổi hội thảo quan trọng của công ty nhưng lại chưa biết bắt đầu từ đâu, sắp xếp công việc, kế hoạch như thế nào để quá trình sự kiện được diễn ra một cách ổn thỏa. Bạn không phải lo lắng nữa đâu, bên dưới bài viết sẽ mách cho bạn các bước để tổ chức hội nghị được thành công. Cùng tham khảo bài viết Trung tâm hội nghị và những điều cần lưu ý ở đây nhé
Hiểu rõ yêu cầu về hội nghị, hội thảo
Trung tâm hội nghị và những lưu ý
Xác định rõ ràng những yêu cầu của khách hàng, mục đích của buổi hội thảo này mở ra để làm gì? Những lợi ích mà nó mang đến cho công ty. Từ những thông tin đó bạn xác định được mục tiêu của sự kiện và từ đó việc lên kế hoạch và quá trình chuẩn bị cho sự kiện sẽ tốt hơn.
Những câu hỏi giúp bạn hiểu được yêu cầu từ cấp trên:
-
Đối tượng khách hàng là ai
-
Thời gian địa điểm tổ chức sự kiện
-
Số lượng khách mời
-
Ngân sách của khách hàng
Nắm rõ chủ đề và nội dung buổi hội thảo
Nắm vững yêu cầu của hội nghị, nên xác định chủ đề cụ thể hội thảo đang muốn hướng đến . Hội nghị hội thảo tổ chức nhằm truyền đạt những thông tin gì ? Trong giai đoạn này nên tìm hiểu nhiều thông tin hơn, tham khảo các mạng xã hội, cập nhật nhiều ý tưởng mới cho hội nghị. Một số chủ đề hội nghị thường gặp:
-
Lễ tri ân khách hàng
-
Lễ ra mắt sản phẩm mới
-
Lễ trao giải
-
Lễ tổng kết cuối năm
-
Hội nghị khách hàng
-
Hội nghị tổng kết tình hình kinh doanh
Lên kế hoạch cho hội thảo và phương án dự phòng
Khi đã xác định được mục đích, nội dung, chủ đề cụ thể của sự kiện hãy chọn lựa những concept tổ chức sao cho phù hợp với phong cách của công ty và nâng cấp sao cho nó thú vị hơn. Để buổi hội nghị tránh được những sai sót không đáng có và có được một buổi hội nghị như mong muốn thì nên liệt kê một cách cụ thể các vấn đề cần triển khai đặt ra tiến độ để mọi thứ được diễn ra dễ dàng và đúng tiến độ.
Trong sự kiện hoàn hảo đến đâu thì cũng sẽ có những sai sót hoặc các tình huống không lường trước được thì bạn cần có kế hoạch dự phòng để giải quyết những vấn đề phát sinh một cách ổn thỏa. Điều cần lưu ý là khi bạn triển khai công việc theo kế hoạch dự phòng thì nên dành thời gian rà soát lại các vấn đề tiến độ lẫn các chi phí để điều chỉnh sao cho phù hợp với ngân sách.
Nội dung cho hội nghị cần được xác định rõ ràng
Bố trí văn nghệ
Bố trí văn nghệ tuy không phải là vấn đề chính của buổi hội nghị nhưng để tăng thêm không khí cho buổi tiệc thêm sôi động thì bạn nên bố trí thêm các tiết mục văn nghệ cho sự kiện. Những tiết mục có thể là hoạt động múa hát, hài kịch, ảo thuật,… Kịch bản của các tiết mục văn nghệ nếu được liên kết với chủ đề hội thảo, sẽ gây được ấn tượng với khách hàng về nội dung buổi hội nghị.
Âm nhạc sẽ là cho khách mời thư giãn hơn
Ngoài ra có thể tổ chức các trò chơi giữa giờ để khách mời được hoạt động tương tác với nhau một chút, để tinh thần được thoải mái hơn.
Một buổi ăn nhẹ sẽ làm cho hội thảo nhẹ nhàng hơn
Thời gian của một buổi hội nghị sẽ kéo dài từ khoảng 4-5 giờ, khách mời sẽ có xu hướng chán, và muốn ăn một chút gì đó. Đây là lúc công ty thể hiện sự tinh tế và tâm lý với khách hàng bằng cách chuẩn bị một buổi tiệc nhỏ với những món ăn nhẹ hoặc nếu không có buổi ăn nhẹ nên cho khách mời nghỉ ngơi từ 15-20 phút để họ tập trung lại vào hội nghị.
Gửi lời cảm ơn và tặng quà cho khách mời
Sau khi kết thúc buổi hội nghị, sự kiện đừng quên nói lời cảm ơn đến khách mời đã tham dự buổi hội thảo, nên trao cho khách mời những phần quà nhỏ để kỷ niệm và họ sẽ luôn nhớ đến doanh nghiệp của bạn. Đây cũng là dịp để doanh nghiệp quảng cáo sản phẩm của mình đến với khách mời.
Phía trên chính là những bước giúp bạn tổ chức hội nghị được thành công và hạn chế sai sót mà Riverside Palace đề xuất cho bạn. Nếu bạn muốn tổ chức hội nghị được hoàn thiện nhất hãy liên hệ với chúng tôi trung tâm hội nghị Riverside Palace hân hạnh phục vụ quý khách.