Sự thành công của một sự kiện hội nghị tri ân khách hàng sẽ là mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, Chính vì thế khi tổ chức sự kiện hội nghị bạn cần phải lên kế hoạch một cách cụ thể, các khâu thực hiện cần phải chuyên nghiệp và đúng quy trình. Vậy một hội nghị khách hàng thành công sẽ được tổ chức như thế nào? Cùng trung tâm hội nghị – Riverside Palace theo dõi các bước tổ chức hội nghị chuyên nghiệp ngay bài viết dưới đây nhé!
Xác định đối tượng hội nghị
Một trong các bước tổ chức hội nghị khách hàng đó là xác định đối tượng tham dự. Đây là yếu tố quan trọng và là bước đầu tiên trong quy trình hội nghị hoàn hảo.
Để xác định được chính xác đối tượng thì doanh nghiệp cần hiểu được mục đích của hội nghị mà mình đang muốn hướng đến để có thể phác thảo được tổng thể chân dung của khách hàng.
Khi phân tích đối tượng khách hàng sẽ dựa vào những đặc điểm như: giới tính, độ tuổi, nghề nghiệp, mức thu nhập trung bình, khu vực sinh sống, sở thích,… Bạn cần xác định chính xác đối tượng mục tiêu để sự kiện hội nghị đạt mục đích.
Hiểu được mục đích tổ chức để xác định đối tượng
Xác định chủ đề cho buổi hội nghị
Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức hội nghị chính là xác định chủ đề của chương trình hội nghị. Xác định chủ đề càng cụ thể và chi tiết bao nhiêu thì sẽ giúp các bước lên kế hoạch của bá sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Chủ đề là nội dung của chương trình đây được xem là linh hồn của chương trình đó, nó sẽ quyết định mục đích của việc tổ chức chương trình là sẽ làm gì. Ví dụ như nếu bạn muốn tổ chức một hội thảo dành cho nhà phân phối thì bạn có thể lấy chủ đề là: tri ân khách hàng hoặc nếu bạn muốn làm hội thảo cho những người muốn khởi nghiệp thì có thể sử dụng với chủ đề: Tạo lập mối quan hệ trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
Chủ đề sẽ quyết định mục đích của việc tổ chức sự kiện
Ngoài ra khi xác định được chủ đề hội nghị, các công việc khác như trang trí sân khấu và không gian buổi sự kiện cũng sẽ được xây dựng và thiết kế thống nhất với chủ đề đó.
Lập kế hoạch sự kiện hội nghị
Kế hoạch tổ chức hội nghị sẽ bao gồm các hoạt động như: xác định mục đích sự kiện, xây dựng nội dung, thời gian và địa điểm hội nghị, xây dựng ngân sách, lên danh sách khách tham dự, truyền thông cho chương trình, gửi thư mời,,…Kế hoạch càng chi tiết thò tỷ lệ thành công của sự kiện hội nghị khách hàng của bạn sẽ càng cao
Khi chọn địa điểm cho hội nghị, bạn cần cân nhắc về quy mô tổ chức, nếu quy mô lớn thì có thể tổ chức tại khách sạn, trung tâm hội nghị, còn với những sự kiện quy mô nhỏ ít khách tham dự thì có thể tổ chức ở quán cà phê,…Bạn cũng cần phải xem xét số lượng khách cũng như khả năng tài chính để lựa chọn một không gian tổ chức phù hợp.
Cân nhắc về quy mô tổ chức của sự kiện
Bạn cũng nên tiến hành làm việc với khách mời, bàn với học trước về nội dung, chủ đề của buổi hội nghị, chia sẻ thời gian mà họ rảnh,…. Cần phải có một sự thống nhất cụ thể về mọi vấn đề để tránh tình trạng hội nghị không thể tổ chức được vì không kiểm soát được khung thời gian.
Ngoài ra, bạn cũng cần nên sắp xếp chu đáo việc đi lại và ăn uống nghỉ ngơi cho các khách mời, diễn giả nếu họ ở xa.
Công tác tổ chức cho hội nghị
Công tác tổ chức là bước chính trong quy trình tổ chức hội nghị. Công tác này sẽ bao gồm các hoạt động như chuẩn bị nhân sự để đón khách mời, MC chính và nội dung cần truyền tải trong hội nghị,…
Truyền thông cho sự kiện
Đây là một công việc quan trọng khi tổ chức hội nghị. Một hội thảo thu phí hoặc có thể là hội nghị được mở tự do, bạn nhất định phải tuyên truyền cũng như truyền thông với mục đích có được số lượng người tham dự như mong muốn. Đối với những sự kiện có số lượng khách ổn định thì bạn không cần phải quan tâm đến vấn đề này.
Truyền thông cho hội nghị là việc rất cần thiết
Tổng kết và rút kinh nghiệm
Để đảm bảo tính chuyên nghiệp của sự kiện, phần tổng kết và rút kinh nghiệm là công việc cần thiết. Tổng kết hội nghị và rút kinh nghiệm những gì đã hoàn thành và chưa hoàn thành tốt sẽ giúp bạn tổ chức thành công các chương trình hội nghị sau này.
Hy vọng với các bước tổ chức hội nghị trên mà trung tâm hội nghị – Riverside Palace chia sẻ sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức cũng như kinh nghiệm khi tổ chức hội nghị để sự kiện được diễn ra thành công và tốt đẹp nhất. Chúc bạn thành công!