Hội nghị khách hàng là một dịp quan trọng được các công ty và doanh nghiệp tổ chức hàng năm, với mục đích gửi lời cảm ơn, tri ân đến những đối tác và khách hàng của mình trong suốt một năm dài. Để hạn chế thấp nhất những sai sót xảy ra trong quá trình tổ chức, doanh nghiệp hay công ty cần phải chú trọng đến nhiều yếu tố. Hiểu được tầm quan trọng của từng buổi hội nghị cho khách hàng được tổ chức, giúp bạn có thêm kinh nghiệm để tạo nên một hội nghị thành công. Bài viết dưới đây sẽ bật mí với bạn 3 bí quyết đơn giản để tổ chức hội nghị cho khách hàng, cùng theo dõi nhé.
Phải chú trọng nhiều yếu tố để có thể tổ chức một hội nghị cho khách hàng thành công
“Soạn” trước danh sách khách mời
Không ai có thể đảm bảo trong quá trình tổ chức hội nghị cho khách hàng, bản thân có thể lo trọn vẹn hết tất cả mọi công việc. Để tránh những rủi ro không mong muốn xảy ra, bạn nên ưu tiên những việc quan trọng để làm trước, trong đó có việc lên danh sách khách mời. Sẽ rất phiền nếu bạn bỏ sót khách mời nào trong bữa tiệc, dễ dẫn đến ấn tượng của doanh nghiệp, công ty bị giảm sút.
Việc đầu tiên cần làm là bạn cần xác định những đối tượng khách hàng nào đến tham dự hội nghị, tùy theo tính chất khách hàng mà bạn có thể mời thêm giới truyền thông, báo chí để đưa tin. Việc xác định được tính chất, đặc trưng của khách hàng giúp bạn chuẩn bị trước được kế hoạch tiếp đón trọn vẹn hơn, tạo cho khách hàng cảm giác được tôn trọng.
Bạn cũng có thể phân nhóm khách hàng để có thể dễ xác định tính chất, đặc trưng cũng như tránh tình trạng gửi sót thư mời nhé.
>> Xem thêm: Bật mí 7 bí quyết khiến khách mời tham dự hội nghị nhiều hơn
Xác định được tính chất khách mời giúp bạn có thể chuẩn bị cách tiếp đón chu đáo hơn
Lên kịch bản cụ thể cho buổi hội nghị dành cho khách hàng
Để đảm bảo mọi hoạt động trong buổi hội nghị khách hàng của bạn đều trong tầm kiểm soát, bạn cần chuẩn bị một kịch bản cụ thể cho những gì cần mua, cần sắp xếp và những gì cần làm.
Trước hết, bạn cần xác định được thời gian tổ chức hội nghị. Để đảm bảo được số lượng khách tham gia, bạn nên chọn khung giờ vào những buổi chiều khi mọi người đã tan làm, ưu tiên nhất vào những thời điểm cuối tuần.
Tiếp đến là chọn chủ đề tổ chức cho hội nghị, chương trình tổ chức bao gồm thư mời, quà tặng, thiệp cảm ơn,…sao cho mang lại nhiều ấn tượng nhất, để lại dấu ấn đặc sắc trong lòng khách hàng, thu hút được thêm nhiều khách hàng tiềm năng cũng như củng cố được mối quan hệ với những khách hàng, đối tác lâu năm. Nên thường xuyên thay đổi ý tưởng tổ chức hội nghị, tránh lặp đi lặp lại, dễ gây nhàm chán cho khách mời.
Nên chọn những địa điểm tổ chức có không gian rộng lớn như trung tâm hội nghị, các khách sạn có sảnh lớn hoặc chính tại công ty, doanh nghiệp. Cần lưu ý thêm đến các yếu tố như vị trí của địa điểm, chất lượng giao thông, âm thanh, ánh sáng, sân khấu…để đảm bảo buổi hội nghị diễn ra suôn sẻ nhất.
>> Xem thêm: Metropole – địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nghị, hội thảo
Có kịch bản cụ thể sẽ góp phần kiểm soát được các hoạt động trong hội nghị
Phân công công việc và dự trù ngân sách
Trước khi tổ chức hội nghị, bạn cần phân công công việc rõ ràng cho những người cụ thể, đảm bảo mọi người đều nắm được rõ ràng nhiệm vụ. Đồng thời bạn cũng cần có bảng kế hoạch để theo dõi và kiểm tra tiến độ của công việc, có thể phân theo nhóm và chọn nhóm trưởng để cùng bạn quản lý. Bên cạnh đó cần đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị sẵn trước ngày hội nghị diễn ra từ 1 đến 2 ngày và cũng chuẩn bị những biện pháp ứng phó trước phòng khi rủi ro diễn ra, bạn cũng có thể diễn tập để tăng thêm độ thuần thục.
Ngoài ra, việc dự trù trước ngân sách là việc không thể thiếu, hãy nhớ liệt kê rõ ràng từng mục phải chi tiêu, tiện cho kiểm soát và quản lý. Tuy nhiên, mọi mức chi tiêu cũng cần được tính toán hợp lý, đảm bảo hiệu quả.
Kết
Trên đây là một số bí quyết để tổ chức hội nghị khách hàng thành công, bạn hãy tham khảo và áp dụng nhé. Chúc bạn có một hội nghị thật tuyệt vời.