Hội nghị là một trong những sự kiện phổ biến được diễn ra vào những dịp giữa năm hoặc cuối năm của các công ty hay doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều doanh nghiệp dù đã rất cẩn thận nhưng vẫn mắc phải những sai lầm khiến sự kiện thiếu đi tính chuyên nghiệp và không được thành công như mong đợi. Trung tâm tổ chức hội nghị tpHCM Gala Center sẽ chỉ ra những sai lầm đó là gì để các bạn tránh phạm phải nhé.
Hội nghị là một sự kiện quan trọng đối với các doanh nghiệp
Quá tiết kiệm chi phí khi tổ chức hội nghị khách hàng
Đây là dịp thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp với khách hàng, do đó quá trình chuẩn bị cần phải được được chú trọng và đảm bảo thực hiện chu đáo.Chi phí tổ chức luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu khi doanh nghiệp tổ chức hội nghị.
Theo tình hình thực tế cho thấy rằng, đa số các doanh nghiệp đều mong muốn vấn đề tài chính được đảm bảo, chi phí bỏ ra khi tổ chức phải hạn chế nhằm dành ngân sách cho những hoạt động khác nhưng vẫn phải đảm bảo tính chuyên nghiệp. Tuy nhiên, từ xưa đã có câu “Tiền nào của nấy”, nếu quá tiết kiệm thì chắc chắn rằng chất lượng của buổi tiệc không được đảm bảo.
Mặc dù tiết kiệm là tốt và chính là điều cần thiết tuy nhiên các bạn cần phải tiết kiệm đúng cách để đảm bảo buổi tiệc vẫn giữ được sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng. Chính vì thế, doanh nghiệp nên đặt ra một ngân sách tổ chức cụ thể. Và liệt kê chi phí cụ thể cho từng công việc, để từ đó phân chia ngân sách cho từng phần việc sao cho phù hợp nhất. Dù sử dụng phương pháp tổ chức nào thì bạn cũng nên đặt vấn đề chất lượng lên hàng đầu như vậy mới tổ chức một sự kiện hiệu quả thành công, để lại ấn tượng tốt cho các khách mời.
Vấn đề về chất lượng của hội nghị nên được ưu tiên
Kịch bản không hấp dẫn thiếu các tiết mục văn nghệ
Các tiết mục văn nghệ luôn là những khoảnh khắc đắt giá tạo nên ấn tượng cho sự kiện, khi các khách mời đã trải qua khoảnh thời gian nghiêm túc thì tiết mục văn nghệ sẽ giúp họ được thư giãn, đồng thời tạo nên không khí đặc sắc cho buổi hội nghị, tránh gây nhàm chán.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nhận ra được vai trò quan trọng của nó và biến nó thành dấu ấn riêng tạo điểm nhấn cho sự kiện. Việc thiếu đi những khoảnh khắc đắt giá khiến cho hội nghị diễn ra nhàm chán, đơn điệu và thiếu sự chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, bạn cần phải xây dựng một kịch bản chương trình hấp dẫn logic và phải tập trung vào mục đích chính của hội nghị. Với việc tạo khoảnh khắc đắt giá sẽ khiến cho hội nghị được phát huy tối đa hiệu quả, đáp ứng các mục đích chính đặt ra ban đầu.
Kịch bản hấp dẫn sẽ tạo nên điểm nhấn cho hội nghị
PG hội nghị thiếu kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp
Hiện nay, trong một số hội nghị sẽ thuê đội ngũ PG để quảng bá sản phẩm cũng như dịch vụ của doanh nghiệp. Đây được xem là lực lượng nòng cốt tạo nên sự thành công cho sự kiện. Thế nhưng khá nhiều doanh nghiệp lại không xem trọng và làm ngơ vấn đề này, không đầu tư vào việc tìm kiếm cũng như thuê đội ngũ PG có kinh nghiệm khiến chất lượng của sự kiện bị giảm sút.
Mặc dù không phải là nhân tố chủ chốt nhưng PG là những gương mặt đại diện cho doanh nghiệp, thay mặt doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, tiếp đón và tạo thiện cảm với khách hàng. Bên cạnh đó, nếu bạn chọn một trung tâm tổ chức hội nghị tpHCM với đội ngũ PG có năng lực, kinh nghiệm sẽ hỗ trợ rất nhiều cho chương trình hội nghị được diễn ra suôn sẻ, thành công và ổn định.
Kết luận
Trên bài viết là những sai lầm dễ mắc phải khi các doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng. Trung tâm tổ chức hội nghị tpHCM Gala Center mong rằng với những thông tin này sẽ giúp quý vị tránh lặp phải những sai lầm không đáng có. Hãy liên hệ ngay với trung tâm hội nghị Gala Center nếu cần sự giúp đỡ.