Home TỔ CHỨC TIỆC CƯỚI 5 điều cần biết khi tìm kiếm và thực hiện địa điểm tổ chức hội thảo

5 điều cần biết khi tìm kiếm và thực hiện địa điểm tổ chức hội thảo

18 min read
0
0
549

Hội thảo là một buổi thảo luận về 1 vấn đề nào đó mang tính khoa học, lý luận thực tiễn. Mục đích của buổi hội thảo là làm sáng tỏ các cơ sở lý luận, cơ  sở thực tiễn mà xã hội đang quan tâm để có phương án đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học. Để lên kế hoạch cho một buổi hội thảo, ngoài việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm uy tín, bạn cần chuẩn bị các bước sau: 

1. Lên chủ đề cho chương trình

Nội dung chính, hay chủ đề chính là linh hồn của chương trình, phải cần có  chủ đề thì bạn mới biết được hội thảo của mình sẽ nói về điều gì và mời ai để nói, chủ đề cũng sẽ quyết định cả mục đích của người tổ chức lẫn người tham dự. Chủ đề sẽ xoay quanh các vấn đề mà xã hội đang quan tâm chẳng hạn như hội thảo dành cho những người chuẩn bị lập nghiệp sẽ là “Hành trang start-up”, buổi hội thảo dành cho các nhà phân phối sẽ là “Tri ân khách hàng”, …

Đối với những hội thảo có bán vé, chủ đề sẽ là điều kiện quyết định người tham dự nhiều hay ít. Bạn có thể làm khảo sát về các chủ đề hội thảo trước khi vào tổ chức chương trình.

địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm

2. Mời diễn giả, khách mời, người phát ngôn

Việc quan trọng để hút được người tham dự đó chính là mời được diễn giả hoặc khách mời cho hội thảo. Đôi khi người phát ngôn không phải là diễn giả nhưng là một doanh nhân thành đạt có nhu cầu muốn chia sẻ, những vị khách mời này thường sẽ không lấy “hầu bao”.

Sau khi đã có được người phát ngôn, bạn cần phải làm rõ các vấn đề như thời gian, khách mời sẽ nói trong vòng bao lâu, nội dung nói về những gì, có cần hỗ trợ về slide hay âm thanh ánh sáng gì không. Vẫn có những trường hợp chương trình “bể show” vì khách mời không kiểm soát được nội dung cần nói, việc nói lan man không đúng chủ đề có thể khiến người tham dự bỏ về và có nhận xét không tốt về chương trình. Nếu có trường hợp này xảy ra, các nhà tổ chức cần phải linh động nhờ MC “nhắc khéo” để quay lại chủ đề hoặc đưa ra câu hỏi mới xoay quanh vấn đề chính.

Trong những buổi hội thảo lớn, những khách mời nổi tiếng bạn cần phải chuẩn bị chu đáo các khâu như xe đưa rước tận nơi, đặt phòng khách sạn để khách mời nghỉ ngơi, ăn uống sau chương trình.

Chính vì diễn giả sẽ góp phần tạo sức hút cho hội thảo nên những thông tin về diễn giả như tên, chức danh, thành tựu,… sẽ được đăng trên các phương tiện truyền  thông để có thể tiếp cận được nhiều khách tham dự.

3. Lên kế hoạch chương trình

Ban nội dung sẽ phải tổng hợp các chi tiết, thông tin xoay quanh chủ đề cần bàn tới để có thể nắm sơ về nội dung hội thảo. Các bạn còn phải làm một số thủ tục, giấy tờ xin phép hoặc thông báo đến các cơ quan hành chính, cơ quan truyền thông. Sau đó sẽ lên sườn kịch bản chương trình, mở đầu chương trình cần có những tiết mục gì, những chuyên đề nào sẽ được nói trong buổi hội thảo, có nghỉ giải lao hay chơi game giữa giờ không, kết thúc chương trình sẽ cần  làm gì,…Ngoài nội dung, các bạn cần thảo luận về vấn đề chi phí tổ chức, nguồn vố sẽ từ đâu, có ai tài trợ hay tự phát,…. Những khâu tổ chức cần chia đều cho các ban để công việc có thể chạy suôn sẻ.

4. Tìm địa điểm tổ chức hội thảo

Tùy tính chất và quy mô hội thảo mà bạn cần có địa điểm phù hợp. Các địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm rất đa dạng, nếu là một buổi workshop nhỏ, thân mật bạn có thể chọn các quán cà phê, các bạn sinh viên thì thường tổ chức hội thảo ngay tại hội trường của trường, nhưng nếu hội thảo của bạn có quy mô lớn, khách mời nổi tiếng thì nên lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng như khách sạn, trung tâm hội nghị,…

địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm

Bạn cần kiểm tra các tiện ích tại địa điểm thuê là có sẵn hay phải tính phí, điểm nào còn thiếu cần bổ sung như âm thanh ánh sáng, loa, mic,… Một số hội thảo tổ chức ở quán cà phê đôi khi bị nắng, nóng không phù hợp để tổ chức ban ngày vì vậy cần có máy che hoặc phòng máy lạnh. Các khâu âm thanh là cực kỳ quan trọng trong buổi hội thảo, để những chia sẻ của khách mời có đến được với người tham dự thì nhất định chất lượng âm thanh phải tốt.

5. Truyền thông sự kiện

Để sự kiện của bạn có tiếng vang và nhiều người biết đến, khâu truyền thông là rất cần thiết vì vậy đừng ngại chi tiền cho khoảng này. Một số kênh truyền thông hiệu quả đó là email, báo chí, forum, mạng xã hội,….Đối với các buổi hội thảo cần tính tham dự, ngoài gửi tin bạn cần gọi điện trực tiếp để mời người tham dự. Ngoài việc truyền thông trực tuyến, bạn có thể in banner, backdrop đặt ở địa điểm tổ chức hội thảo hoặc phát tờ rơi để tiếp cận được nhiều khách tham dự hơn.

địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm

Bạn cũng cần cân nhắc thời gian truyền thông, đừng quá dồn dập sẽ khiến người tham dự “ngộp”, vì vậy hãy chia khoảng thời gian đủ để nhớ đừng để “sợ” . Trước ngày hội thảo diễn ra, một tin nhắn hoặc một cuộc gọi nhắc nhở sẽ là một việc nên làm.

Đây là những điều mà một người tổ chức hội thảo cần biết, hi vọng sẽ tiếp được động lực và kinh nghiệm để bạn có thể tổ chức thành công.

Load More Related Articles
Load More By admin
Load More In TỔ CHỨC TIỆC CƯỚI

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Check Also

Chìa khoá thành công khi tổ chức hội nghị tại các trung tâm hội nghị quận Tân Bình

Làm thế nào để có thể tổ chức được một hội nghị thành công không phải chuyện dễ dàng. Đây …