Đại dịch COVID-19 xảy ra buộc chúng ta phải thay đổi và thích ứng với vô số thách thức và trở ngại không lường trước được. Năm 2020 có lẽ là bằng chứng thuyết phục nhất rằng bất kể sự kiện của bạn được lên kế hoạch tốt đến đâu, sẽ luôn có một số tình huống nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Với tư cách là một trung tâm hội nghị và tổ chức tiệc cưới hàng đầu, Metropole sẽ liệt kê một số lỗi thường mắc phải trong quá trình tổ chức hội nghị khách hàng và cách để khắc phục chúng.
Vấn đề 1: khách tham dự gặp trục trặc
Trong trường hợp khách tham dự của bạn có một bài phát biểu nhưng họ lại gặp vấn đề cá nhân và không thể tham dự, bạn cảm thấy căng thẳng khi chương trình đã được lên kịch bản sẵn nhưng bây giờ lại có nguy cơ đổ vỡ. Vậy làm thế nào bạn có thể bắt đầu kiểm soát rủi ro này ngay tức khắc?
Giải pháp: hoạch định phương án dự phòng trong đầu
Bước đầu tiên, bạn nên thông báo với càng nhiều người càng tốt để họ tham gia vào sự kiện của bạn. Điều này sẽ giúp bạn có thời gian để thực hiện kế hoạch dự phòng của mình. Bạn nên thêm một lưu ý vào quy định tham dự đó là những người tham gia nên thông báo trước ít nhất là 24 giờ về việc hủy bỏ hay vắng mặt. Bạn cũng có thể yêu cầu họ đăng ký khi có kế hoạch chương trình cụ thể và liên tục cập nhật để đảm bảo rằng họ đến đúng giờ.
Không gian tổ chức sự kiện hội nghị tri ân khách hàng
Vấn đề 2: lỗi kỹ thuật
Các vấn đề về công nghệ trong sự kiện: chúng thường hay xảy ra vào những thời khắc quan trọng của buổi hội nghị. Thử nghĩ mà xem, khi có ai đó đang giao lưu với mọi người trên sân khấu thì đột nhiên micro bị hỏng, chỉ cần một lỗi nhỏ như vậy thôi cũng đủ khiến họ bị bối rối và không gian trong khán phòng sẽ trở nên gượng gạo. Đây là một lỗi phổ biến thường xảy ra ở hầu hết các sự kiện, vậy nếu là bạn, bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?
Giải pháp: thực hiện kiểm tra đều đặn
Bạn hãy tự mình setup và thử sử dụng mọi thứ từ micro, ánh sáng, âm thanh để đảm bảo rằng các thiết bị của bạn vẫn ổn. Việc làm này còn có thể giúp bạn thêm những công tác khác chẳng hạn như chuẩn bị micro dự phòng, micro không dây hay bóng đèn dự trù…. Bạn cũng nên tải xuống hoặc in ra những tài liệu, văn bản quan trọng đề phòng trường hợp đường truyền kết nối Internet yếu và bạn không thể chiếu lên màn hình cho mọi người cùng xem.
Thường xuyên kiểm tra hệ thống âm thanh và ánh sáng
Ngoài ra, bạn hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra tất cả các thiết bị của mình trong phòng. Hãy tự hỏi mình một vài câu hỏi ví dụ như: căn phòng có đủ tối để hình chiếu một cách rõ ràng không? Liệu người ngồi ở vị trí này có nghe được âm thanh không? và hơn hết là thực hiện việc kiểm tra một cái thường xuyên cho đến ngày diễn ra sự kiện chính thức.
Xem thêm: Các bước xây dựng chương trình hội nghị thành công bạn đã biết chưa?
Vấn đề 3: thời tiết thay đổi bất ngờ
Đây là vấn đề rất khó tránh khỏi kể cả khi bạn luôn theo dõi và cập nhật tình hình thời tiết mỗi ngày. Vậy nếu vào hôm sự kiện của bạn được diễn ra, trời mưa to, khách tham dự gặp nhiều khó khăn để đến được địa điểm thì bạn sẽ làm gì?
Giải pháp: luôn chuẩn bị tốt cho những trường hợp tệ nhất
Sẽ thật may mắn nếu buổi hội nghị khách hàng được diễn ra dưới thời tiết nắng đẹp và bầu trời trong xanh đúng không nào? Nhưng nếu gặp phải tình huống thời tiết xấu, bạn hãy chuẩn bị một số ô dù và lắp đặt các thiết bị máy che di động giúp khách hàng không bị ướt khi vừa ra khỏi xe.
Sự chuẩn bị chu đáo là chìa khóa thành công của mọi hội nghị khách hàng
Để có được một hội nghị hoàn hảo và giảm thiểu được rủi ro cũng như độ sai sót bạn cần lập kế hoạch cho mọi thứ, hãy lưu ý đến những lỗi sai vừa nêu trên. Hãy nhớ rằng: bạn không bao giờ có thể kiểm soát được tất cả mọi chuyện, nhưng việc có một kế hoạch dự phòng sẽ giúp bạn cảm thấy an tâm, bình tĩnh hơn, chuẩn bị tốt hơn và sẵn sàng giải quyết mọi việc trục trặc diễn ra ngay trong ngày diễn ra sự kiện chính thức.
Sự chuẩn bị tốt góp phần mang lại một sự kiện thành công
Trên đây là một vài lỗi cơ bản thường thấy trong các sự kiện hội nghị khách hàng diễn ra thường niên vào mỗi dịp cuối năm. Hy vọng rằng với những giải pháp đề xuất từ Metropole sẽ góp phần giúp sự kiện của bạn thành công và hoàn mỹ hơn.
Xem thêm: Bí quyết giúp sự kiện của bạn trở nên thu hút hơn?