Khi tổ chức một sự kiện, có rất nhiều yếu tố cần phải lên kế hoạch và chuẩn bị chỉnh chu, từ nội dung chương trình, ngân sách, số người tham dự,… Và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố tạo dựng nên sự thành công của sự kiện. Để lựa chọn địa điểm tổ chức buổi event tốt hơn, nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace mời bạn cùng tìm hiểu về tổng quan của nơi tổ chức event!
Khái niệm
Trong tiếng anh địa điểm tổ chức sự kiện được gọi là Event Venue.
Nơi tổ chức event là một địa điểm được lựa chọn để tiến hành và thực hiện các hoạt động trong sự kiện. Đi liền với khái niệm này là cụm từ không gian event, đây là một tập hợp các điều kiện, yếu tố cụ thể về vị trí, cảnh quan, kiến trúc, bầu không khí, phong cách thiết kế,… từ đó tạo nên một không gian tổ chức sự kiện.
Địa điểm tổ chức sự kiện tại Riverside Palace
Phân loại
Căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật của địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức event chuyên nghiệp
Đây là những địa điểm được xây dựng với mục đích kinh doanh dịch vụ, trong đó có cả dịch vụ tổ chức các buổi event. Đó có thể là một số nơi như: Nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị, hội thảo,…
Hầu hết những địa điểm này đều trang bị cho mình các trang thiết bị tương đối đồng bộ, có nhiều dịch vụ hỗ trợ để có thể cung ứng cho các buổi hội nghị, hội thảo hay sự kiện. Bên cạnh đó là các phòng chuyên dụng dành cho tổ chức event.
Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Địa điểm tổ chức bị động
Đây là những nơi được xây dựng không nhằm mục đích tổ chức sự kiện, nhưng được các nhà tổ chức sự kiện lựa chọn để tiến hành tổ chức một buổi event nào đó. Đó có thể là các địa điểm như: Quảng trường, sân vận động, khuôn viên công ty, bãi biển, baic đất trống, sân vườn,…
Khi lựa chọn địa điểm này, các nhà tổ chức sự kiện phải chuẩn bị rất nhiều các yếu tố từ nguồn điện, hệ thống âm thanh ánh sáng, lối đi, các vấn đề đảm bảo an ninh,…
Căn cứ vào không gian tổ chức
Các phòng tổ chức sự kiện
Đây là những nơi tổ chức sự kiện được giới hạn trong một phòng, một không gian, đó có thể là các phòng chuyên dụng dùng để tổ chức sự kiện, hội nghị, nhà hàng, khách sạn, nhà văn hóa, phòng họp, viện bảo tàng,..
Việc tổ chức sự kiện ở các phòng tổ chức sự kiện có những ưu điểm và nhược điểm như sau:
Ưu điểm:
- Đảm bảo được các vấn đề an ninh, an toàn, vệ sinh hơn so với các không gian ngoài trời.
- Được hỗ trợ bởi cơ sở vật chất kỹ thuật sẵn có cũng như các dịch vụ mà nhà cung ứng không gian cung ứng cho ban tổ chức sự kiện như: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hệ thống điện, phục vụ,…
- Có một định hướng rõ ràng, hạn chế các thay đổi về thời gian cũng như kế hoạch tổ chức sự kiện.
Nhược điểm
- Khó khăn trong việc bày trí không gian theo mong muốn, dễ rơi vào các khuôn mẫu có sẵn, khó khăn trong việc tạo sự khác biệt.
- Bị bó hẹp về quy mô nhất định do đó các nhà tổ chức cần phải tính toán số lượng khách mời tham gia, hoặc phải lựa chọn không gian phù hợp với số lượng khách mời đã định trước.
Không gian ngoài trời
Các sự kiện được tổ chức ở các địa điểm như: Nhà hát lộ thiên, sân vận động, sân vườn, bãi biển, bãi đất trống, khuôn viên của công ty,…
Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Việc tổ chức ở không gian ngoài trời có một số ưu điểm và nhược điểm như sau:
Ưu điểm
- Thuận lợi cho việc đưa ra các ý tưởng sáng tạo, độc đáo và khác biệt do không bị gò bó bởi không gian, hạn chế sự trùng lặp về ý tưởng cũng như không gian tổ chức.
- Ít bị giới hạn, bó hẹp trong một không gian cụ thế.
- Thuận lợi trong việc tăng giảm quy mô, nhà tổ chức sự kiện có thể thay đổi không gian sao cho phù hợp với số lượng khách mời và ngược lại có thể thoải mái hơn trong việc tăng giảm khách mời.
Nhược điểm:
- Tốn kém nhiều thời gian chuẩn bị và rườm rà trong các thủ tục xin phép tổ chức.
- Chịu tác động nhiều bởi điều kiện thời tiết.
- Phù hợp với một số sự kiện nhất định.
Trên đây là những thông tin tổng quan về địa điểm tổ chức sự kiện, nếu bạn vẫn còn những băn khoăn về lựa chọn không gian tổ chức, thì có thể xem thêm tại đây.