Doanh nghiệp nên cần thực hiện các chiến lược gắn kết, và mở rộng mối quan hệ với các đối tác khách hàng. Hội nghị khách hàng chính là thời điểm quan trọng, mấu chốt để tạo sự kết nối với nhiều đối tượng, dựa trên những mục tiêu chiến lược của từng đơn vị. Các buổi sự kiện hội nghị được tổ chức nhằm để tri ân khách hàng, đối tác quan trọng. Cần một đội ngũ chuyên nghiệp trong tổ chức hội nghị đạt hiệu quả. Gợi ý dưới đây sẽ giúp cho doanh nghiệp lên kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị hiệu quả để tiết kiệm chi phí cũng như đảm bảo được tính chuyên nghiệp.
Quy trình tự tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng của công ty
Quy trình tự tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng của công ty
Sự kiện hội nghị tri ân được tổ chức với nhiều mục tiêu, mục đích khác nhau để giới thiệu sản phẩm, đồng thời giao lưu khách hàng mới, kết nối khách hàng cũ… Nhưng đều là cách để cho doanh nghiệp gặp và giao tiếp khách hàng của mình, nâng cao tính gắn kết trong mối quan hệ làm ăn lâu dài. Hội nghị tri ân khách hàng của các công ty là thời điểm để nói lên cảm ơn, tri ân đối tác trong quá trình hoạt động, đồng hành cùng với doanh nghiệp suốt thời gian.
Yêu cầu tổ chức một buổi hội nghị tri ân khách hàng cần chuyên nghiệp, cùng với quy trình tiêu chuẩn để đảm bảo giảm thiểu tối đa những thiếu sót, rắc rối, ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp/công ty.
Xem ngay: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị dành cho khách hàng nhiều hơn
Một quy trình tổ chức tiêu chuẩn
Một quy trình tổ chức tiêu chuẩn
- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị một cách sơ bộ và chi tiết. Việc cần làm trước, việc đầu tiên, các tiết mục, phương án tổ chức đón tiếp khách, gameshow giải trí, đãi tiệc hay những món quà tri ân,… Đồng thời lên những phương án tài chính dự trù cho kế hoạch sự kiện chi tiết, cân đối với ngân sách đã đề ra từ trước.
- Lên kế danh sách nhân viên trực đón khách, phân loại khách hàng để có cân đối tài chính chọn mua quà tặng cho họ.
- Lựa chọn ra những địa điểm trung tâm hay nhà hàng và thời gian tổ chức chính thức. Cân đối ngân sách để lựa chọn trung tâm tổ chức sự kiện, nhà hàng, hay sân khấu phù hợp, dựa trên số lượng khách mời và chi phí đề ra.
- Chuẩn bị sân khấu, dàn âm thanh ánh sáng, trang trí và xây dựng nội dung cho buổi sự kiện với: bàn ghế đón tiếp khách, hay banner, sân khấu, thuê MC, đặt tiệc nhẹ tri ân.
- Phân phối nhân lực một cách đầy đủ cho các đầu mục công việc, đảm bảo người có năng lực làm đúng công việc của mình được giao.
- Tiến hành kế hoạch, và chuẩn bị những màn văn nghệ, gameshow… Tổng duyệt chương trình lần cuối cùng.
Xem thêm: Cẩm nang cho bạn tổ chức hội nghị khách hàng từ A – Z
Lưu ý để chương trình hội nghị thành công
Lưu ý để chương trình hội nghị thành công
Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng thành công cần có sự góp mặt của khách hàng, đối tác và có được sự hài lòng của khách khi tham dự, chuỗi sự kiện diễn ra với hình thức suôn sẻ. Đồng thời công ty hoàn thành nhiệm vụ của mình mở màn lễ tri ân, mục tiêu xây dựng hình ảnh với khách hàng.
- Sự kiện cần có một kế hoạch chi tiết và có đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giúp event diễn ra suôn sẻ nhất có thể.
- Mời khách hàng đúng cách, và thể hiện được sự thành ý mời họ đến với sự kiện, họ tham dự hội nghị, viết thư mời và thông báo chi tiết. Sự có mặt đầy đủ của khách mời chính là thành công bước đầu của sự kiện của doanh nghiệp.
- Chương trình hội nghị sẽ thu hút khách hàng, đồng thời kết nối doanh nghiệp và khách hàng hiệu quả, không gây nhàm chán.
- Khách hàng nên được chăm sóc nhiệt tình, thoải mái và có quà tặng tri ân các hình thức khác nhau có ý nghĩa, phù hợp với từng đối tượng khách mời, trao tận tay cho họ.
Có thể bạn quan tâm: Đừng bỏ qua tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị cho khách hàng
Sự kiện hội nghị khách hàng, việc tri ân khách hàng, đối tác… sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đồng thời tạo ra sự gắn kết hơn với đối tác trong quá trình làm ăn hiện tại và tương lai. Đây được xem là sự kiện quan trọng cần được đầu tư – tổ chức chỉnh chu, có quy trình rõ ràng, tránh để thiếu sót, mắc những lỗi không hay làm ảnh hưởng đến khách mời và hình ảnh doanh nghiệp.